Open Source im professionellen Einsatz

Papierloses Büro bleibt Illusion

12.02.2016

Die IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“, für die im November 2015 220 IT- und Business-Entscheidern aus Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt worden, kommt zu dem Ergebnis, dass esvorerst keine papierlosen Büros geben wird.

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Die Art und Weise, wie Nutzer Informationen suchen, Dokumente und Content erstellen, verteilen, bearbeiten und archivieren, verändert sich grundlegend. Informationen und Daten sind im digitalen Zeitalter die Währung der Zukunft. Mittels Print und Document Management können die Digitalisierung vorangetrieben und Geschäftsprozesse optimiert werden. Neun von zehn der befragten Entscheider erkennen diesen Zusammenhang – allerdings in unterschiedlichem Maße. Ein Drittel der Unternehmen ist sich darüber im Klaren, dass sie mit Print und Document Management nicht nur operative Back Office-Prozesse, sondern auch die Customer Experience von kundenzentrischen Abläufen verbessern kann. Das mit automatisierten und digitalen Dokumentenprozessen auch die Basis für innovative digitale Geschäftsmodelle geschaffen werden, hat immerhin jeder fünfte Entscheider erkannt.

Die erforderlichen Maßnahmen konnten aber ganz offensichtlich nicht entsprechend umgesetzt werden. Nur rund ein Drittel der befragten Organisationen nutzt bereits Print Management, weitere 35 Prozent befinden sich immerhin in der Planungsphase. Zwar haben zahlreiche Unternehmen begonnen, eine Vielzahl von typischen papierbasierten Verwaltungsarbeiten wie Rechnungsverarbeitung oder Postein- und ausgang zu verbessern. Dennoch hat sich der Anteil papierbasierter Dokumente in den beiden Jahren seit der letzten IDC Untersuchung nur wenig verändert. Nach wie vor besteht nach Angaben der befragten Entscheider etwa jedes zweite Dokument in den Unternehmen aus Papier. Nach dem Warum gefragt, nennen die Entscheider Wünsche von Kundenseite (46 Prozent), gesetzliche Vorgaben (45 Prozent) oder die vermeintlich einfachere Bearbeitung (33 Prozent) sowie – und das überrascht wenig – den Wunsch der Mitarbeiter (31 Prozent), weiterhin mit Papier zu arbeiten. Es ist also noch viel Aufklärungs- und Überzeugungsarbeit von Seiten der Lösungsanbieter, aber auch vom Management der Firmen und Organisationen zu leisten.

Das eigentliche Ziel der Unternehmen stellt die durchgängige Automatisierung der Back und Front Office Prozesse dar. Auf der Planungsagenda der Unternehmen für die kommenden 12 bis 24 Monate stehen deshalb die elektronische Verarbeitung von Rechnungen per EDI, ECM-Systeme und Capture-Lösungen ebenso wie die elektronische Archivierung und Integration Services ganz oben. Der Vergleich mit den Resultaten der letzten IDC-Studie zum Thema zeigt, dass die Organisationen insbesondere bei den Automatisierungsmaßnahmen immer noch nicht entscheidend weitergekommen sind und Pläne wiederum nicht umgesetzt wurden. Aus Sicht von IDC ein ernüchterndes Ergebnis. Offensichtlich konnten die Unternehmen die technischen, organisatorischen und personenbezogenen Hürden immer noch nicht überwinden.

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