Thomas Serries ist IT-Mitarbeiter bei den LVM-Versicherungen in Münster. Seit August letztes Jahres haben die LVM-Mitarbeiter die Wahl zwischen Microsoft und Open Office, damals startetet die EDV-Abteilung damit, die Alternative unternehmensweit für etwa 5000 Mitarbeiter anzubieten.

Das Unternehmen integrierte die hauseigenen Farben in die Farbpalette von Open Office, definierte die Pfade zu Vorlagen und gab Druckoptionen vor. Weil die Mitarbeiter möglichst wenig vom Bekannten abweichen wollten, passte die IT-Ateilung Icons und Menüleisten optisch an Microsoft Office an. Serienbrief-Einstellungen haben bereits die passenden Daten wie Mailserver oder Mailadresse parat. Für bestimmte Formatvorlagen in Dokumenten gibt es Tastenkombinationen. Alle unternehmensweite Einstellungen pflegt die IT-Abteilung ausschließlich in den XML-Dateien der Benutzerprofile. Bei jeder Anmeldung prüft das Büroprogramm, ob ein Anwender mit seiner Konfigurationslust über die erlaubte Einstellungen hinaus gegangen ist. Einige darf er ändern, andere nicht - jeder Neustart führt also einen Reset der Konfiguration herbei und gewährleistet so Einheitlichkeit - das erleichtert vor allem den Support.

Um das Büroprogramm für die EDV-Abteilung möglichst leicht handhabbar zu machen, sind kritische Optionen in der Konfigurations-GUI von Open Office für den Anwender ausgegraut. Er kann zum Beispiel nicht den Internetzugang ändern oder die Java-Laufzeitumgebung. "Die Extensions bauen auf eine bestimmte RE, darum darf sie nicht verändert werden", begründet Serries.

An Extensions wählte das Unternehmen je nach Mitarbeiter zum Beispiel den Impressdatei-Verkleinerer oder den Präsentationsverdoppler für Außendienstmitarbeiter (siehe hierzu die Open-Office-Extensions im Linux-Magazin 07/2009). Als eigene Spezial-Erweiterung wurde zum Beispiel ein Dokumentengenerator in Auftrag gegeben. In die Menüleiste der LVM-Mitarbeiter prangt daher ein Button "LVM-Brief", der einen grafischen Dialog öffnet. Hier wählt der Mitarbeiter aus verschiedenen Dokumentvorlagen, Grußformeln und Logo-Ausstattungen aus. Auf Knopfdruck erscheint dann ein fertig formatiertes Dokument, in dem nur noch der Brieftext fehlt.

Eine weitere individuelle Erweiterung war nötig, weil Dateien auf einem Windows-Dateiserver kaputt gingen, die zwei Benutzer gleichzeitig öffneten. Nun erstellt die Erweiterung eine Kopie, bevor das Programm das Dokument ändert. Als kommerzielle Erweiterung kommt der Duden-Korrektor zum Einsatz: "Bei Open Office 2.x kann ich das nicht empfehlen, bei 3.x schon", so Serries über seine Erfahrungen mit der Rechtschreibprüfung.