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Der Open-Source-Einzelkämpfer muss auch seine Briefpost selbst erledigen. Die Serienbrief-Funktion im freien Büropaket Open Office greift ihm dabei unter die Arme .

Zum Alltag eines Freiberuflers oder Selbstständigen gehört es, die tägliche Korrespondenz selbst zu erledigen. Trotz allgegenwärtiger E-Mails gibt es im Geschäftsverkehr dennoch einige Schriftstücke, die nach wie vor per Post verschickt werden. Gerade bei Marketing-Aktivitäten kommt der Jungunternehmer häufig nicht umhin, dann einen Serienbrief zu erstellen. Open Office ist seit Version 2.0 bestens gerüstet, um solche Massenpost komfortabel und ohne großen Zeitaufwand zu erledigen.

Mit oder ohne Assistent

Als Beispiel soll in diesem Artikel eine Messe-Einladung an Kunden dienen. Neben den jeweils verschiedenen Adressen soll auch der Brieftext individuelle Bestandteile enthalten. Für die Serienbrief-Erstellung bietet die freie Bürosuite verschiedene Wege an: Der Serienbrief-Assistent liefert mit wenigen Handgriffen schnelle Ergebnisse, allerdings sind mit diesem Werkzeug nur einfache Standardbriefe möglich. Mit mehr Flexibilität lassen sich aber auch komplexe Serienbriefe über die so genannte Datenquellenansicht erzeugen.

Für einen Serienbrief sind zunächst nur zwei Zutaten notwendig, die richtig gemischt die spätere Massenpost ergeben. Zum einen ist ein Textdokument erforderlich, meist eine Briefvorlage mit allen typischen Bestandteilen, das später durch vorbereitete Daten wie Adressen oder Ähnlichem individualisiert werden soll. Unabhängig von der klassischen Briefform lässt sich jede Art von Textdokument für den Seriendruck verwenden. Zum anderen braucht man Daten, die zum Beispiel ein Tabellendokument oder auch eine Datenbank vorhält. Neben Adressendaten werden in vielen Fällen auch bestimmte Kennzeichen oder Zusatzinformationen erfasst, die dann in den Serienbrief einfließen.

In der Praxis erfordert ein gelungener Serienbrief zusätzliche Arbeiten, die nicht ganz trivial sind. Häufig hat dies mit dem Aufbau und auch der Qualität der Datenbasis zu tun. Fehlen bei Adressen beispielsweise die Angaben zu Vornamen oder zur Anrede, muss der Anwender Bedingungen definieren.

Gleiches gilt, wenn innerhalb des Dokuments bestimmte Bestandteile nicht für jeden Empfänger sichtbar sein sollen. Dies ist auch der Grund, warum die schlichte Verwendung des Serienbrief-Assistenten in Open Office häufig nicht zum gewünschten Ziel führt. Dieser Artikel beschreibt daher den Weg über die Datenquellenansicht.

Datensammlung

Zunächst steht die Zusammenstellung der notwendigen Daten an, also insbesondere der Anschriften und weiterer Informationen, die für den Serienbrief von Bedeutung sind. Am einfachsten und sicher am gängigsten ist es, eine Tabelle zu verwenden, die sich direkt in der Tabellenkalkulation Calc erstellen lässt. Als Alternative bietet sich die mit Open Office mitgelieferte HSQL-Datenbank an. Daneben lassen sich MySQL oder andere Datenbankserver anbinden, die ODBC oder JDBC unterstützen.

Die Tabelle muss eine gewisse Grundstruktur aufweisen, damit sie sich als Basis für den Serienbrief eignet (Abbildung 1). Die erste Zeile nimmt die Feldnamen auf, die die Inhalte der Spalten beschreiben. Es empfiehlt sich, innerhalb der Beschriftungszeile eindeutige Bezeichnungen wie »Vorname«, »Name« oder »Ort« zu verwenden, keine Spalte unbenannt zu lassen und auf Sonderzeichen zu verzichten. In den meisten Fällen ist eine Spalte für die Anrede (»Herr« oder »Frau«) sinvoll.

Für die Messe-Einladung haben vielleicht manche Kunden bereits Gesprächstermine angefragt. Sollen diese später im Serienbrief erscheinen, sind Spalten wie »Datum« und »Uhrzeit« erforderlich. Grundsätzlich gilt: Je besser die Datenbasis vorbereitet wird und je mehr Informationen dort direkt verfügbar sind, umso einfacher wird der spätere Serienbrief.

Datenquelle registrieren

Sind alle Daten erfasst, gilt es, die Tabelle in Open Office als Datenquelle zu registrieren. Das geschieht unter dem Menüpunkt »Datei | Neu | Datenbank«. Es startet der Datenbank-Assistent, der den Anwender sowohl bei der Erstellung einer neuen Datenbank als auch beim Einbinden vorhandener Datenquellen unterstützt. Da die Tabelle bereits vorbereitet ist, lautet der erste Schritt »Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen«, anschließend ist »Tabellendokument« auszuwählen. Hier ist auch die Vielfalt möglicher Datenquellen zu sehen – auch der Zugriff aufs KDE-Adressbuch ist eine Option.

Nach einem Klick auf »Weiter« folgt der zweite Schritt im Assistenten, der die zuvor vorbereitete Tabelle über die Schaltfläche »Durchsuchen« auswählt. Im letzten Schritt ist die Option »Ja, die Datenbank soll angemeldet werden« zu aktivieren. Die Option »Datenbank zum Bearbeiten öffnen« wird ausgeschaltet, da die weitere Bearbeitung der Daten direkt in der Tabelle erfolgt. Ein Druck auf die Schaltfläche »Fertigstellen« schließt die Konfiguration ab. Die Registrierungsinformationen speichert der Anwender in einer Datenbankdatei mit der Endung ».odb« ab. Als Dateiname eignet sich eine allgemeine Bezeichnung wie »Adressen« oder »Messeeinladung«.

Brief vorbereiten

Die eigentliche Vorlage für den Serienbrief, in diesem Fall ein Anschreiben, enthält zunächst nur diejenigen Bestandteile, die für alle Briefempfänger gleich sein sollen. Dazu gehören die üblichen Kopf- und Fußzeileninformationen, der Absender, ein vorbereiteter Bereich für den Empfänger und natürlich der eigentliche Brieftext. Die zu individualisierenden Elemente folgen im nächsten Arbeitsschritt. Als Vorlage kann ein bereits vorhandenes Dokument dienen. Eine neue Briefvorlage lässt sich mit Hilfe des Briefassistenten unter »Datei | Assistenten | Brief« erzeugen.

Abbildung 1: Als Datenbasis für einen Serienbrief dient ein einfaches Tabellendokument.

Vorlage individualisieren

Die wichtigsten Vorarbeiten sind nun erledigt, jetzt gilt es, das vorbereitete Dokument mit den Daten aus der Datenquelle zu individualisieren. Das geschieht am besten in der Datenquellenansicht (Abbildung 2), die sich über die gleichnamige Schaltfläche oder mit Hilfe der Taste [F4] öffnen lässt. Im linken Bereich, dem so genannten Datenquellen-Explorer, ist die zuvor angelegte Datenquelle sichtbar, etwa mit dem Namen »Adressen«. Ein Klick auf das Pluszeichen blendet die Unterbereiche ein. Ein Mausklick auf das Pluszeichen vor »Tabellen« macht die Datentabelle sichtbar, die bereits mit den benötigten Informationen gefüllt ist. Nach dem Anklicken der Tabelle werden die enthaltenen Informationen in der Datenquellenansicht angezeigt.

Abbildung 2: Über die Datenquellenansicht lässt sich der Serienbrief schnell und flexibel einrichten.

Rechts sollten dann die Daten aus der Tabelle sichtbar sein. Jetzt lassen sich die benötigten Seriendruckfelder direkt per Drag&Drop einfügen. Das geschieht, indem man eine der Spaltenbeschriftungen in der Datenquellenansicht direkt in das Dokument an die gewünschte Stelle zieht. Beim Loslassen der Maustaste entsteht ein Seriendruckfeld für diese Spalte. Der Vorgang wiederholt sich, bis alle Felder im Adressenfeld und im Briefbereich eingefügt sind.

Noch zeigt Open Office natürlich keine Daten an, es sind nur die Feldnamen zu sehen. Wer den Brief vorab begutachten möchte, kann in der Datenquellenansicht einen beliebigen Datensatz markieren (Klick auf den Zeilenkopf des Datensatzes) und diesen über die Schaltfläche »Daten in Felder« in das aktuelle Dokument einfügen.

Wichtige Nacharbeiten

Möglicherweise macht bereits das erste Begutachten des Serienbriefs klar, dass noch Nacharbeiten nötig sind. Dies tritt bei Serienbriefen sehr häufig auf, wenn ein Brief unterschiedliche Fälle abdecken soll. Dazu gehören die individuelle Grußformeln “Sehr geehrte Frau” oder “Sehr geehrter Herr” sowie Nacharbeiten an den Empfängeradressen. Sind nämlich nicht bei jedem Datensatz alle Felder gefüllt, entstehen im Serienbrief unerwünschte leere Zeilen, die entsprechend unterdrückt werden müssen.

Für diese Nacharbeiten kommen zwei spezielle Feldbefehle zum Einsatz. Über »Bedingter Text« lassen sich abhängig von Feldinhalten unterschiedliche Texte ergänzen, mit »Versteckter Absatz« lassen sich Bestandteile im Dokument unter einer vorgegebenen Bedingung unterdrücken. Unerwünschtee leere Zeilen erscheinen immer dann, wenn einzelne Felder nicht gefüllt sind. Zur Abhilfe positioniert der Anwender den Cursor in der Serienbriefvorlage vor das entsprechende Feld, beispielsweise »Firma2«. Er öffnet den Feldbefehl-Dialog, wahlweise über »Einfügen | Feldbefehl | Andere …« oder über die Tastenkombination [Strg]+[F2]. Im Register »Funktionen« findet er unter »Feldtyp« den benötigten Eintrag »Versteckter Absatz«.

Abbildung 3: Unerwünschte Leerzeilen lassen sich unterdrücken, indem man Absätze ohne zugehörige Daten mit einem geeigneten Feldbefehl ausblendet.

Unter »Bedingung« ist anzugeben, in welcher Situation Open Office den Absatz verstecken soll. Im Beispiel Serienbrief ist das genau dann der Fall, wenn das Feld in dem entsprechenden Datensatz leer ist. Die Bedingung für Open Office lautet »not(Feldname)«, wobei »Feldname« durch die Spaltenüberschrift des relevanten Feldes zu ersetzen ist (Abbildung 3). Ein Klick auf »Einfügen« setzt den versteckten Absatz an der Cursorposition ein. Dieser Vorgang empfiehlt sich für jedes Seriendruckfeld, bei dem durch fehlende Inhalte eine unerwünschte Leerzeile entstehen könnte.

Ein Tipp: Es ist wichtig, vor der Verwendung dieses Feldbefehls zu überprüfen, ob im Menü »Ansicht« die Option »Versteckte Absätze« deaktiviert ist. Nur dann zeigen die definierten Bedingungen den gewünschten Effekt.

Einsetzprobe

Wer die Wirksamkeit der formulierten Bedingungen testen möchte, markiert über die Datenquellenansicht einen Datensatz und wählt dann erneut »Daten in Felder«. Zum Testen sollte der Briefeschreiber verschiedene Datensätzen ausprobieren, um sicherzugehen, dass die Bedingungen korrekt funktionieren. Eine verfeinerte Methode, Leerstellen zu vermeiden, beschreibt der Kasten “Leerzeichen vermeiden”. Die Definition der Grußformel geht ähnlich vor sich. Da hier per Bedingung verschiedene Texte eingefügt werden müssen, kommt nun den Feldbefehl »Bedingter Text« zur Anwendung (Abbildung 4).

Der Benutzer platziert den Cursor an der korrekten Stelle für die Grußformel und öffnet den Menüpunkt »Einfügen | Feldbefehl | Andere«. Im Register »Funktionen« wählt er »Bedingter Text« aus. Wenn beispielsweise in der Datenquelle in der Spalte »Anrede« die Werte »Frau« oder »Herr« vorgegeben sind, lautet die richtige Bedingung »Anrede EQ “Herr”«.

Der Rest entspricht einer If-else-Konstruktion: Unter »Dann« lautet der einzufügende Text »Sehr geehrter Herr«, unter »Sonst« entsprechend »Sehr geehrte Frau«. Nun sind im Text noch das Feld für den Nachnamen sowie das üblicherweise nach der Grußformel folgende Komma zu ergänzen.

Individuelle Texte im Brief

Zum Schluss folgt der individuelle Text für die Gesprächstermine. Dieser soll allerdings nur sichtbar sein, wenn mit dem Briefempfänger überhaupt ein Termin vereinbart wurde. Am einfachsten ist es, den Text gleich passend mit den Feldern für Datum und Uhrzeit vorzubereiten und ihn in einem zweiten Schritt per »Versteckter Absatz« für jene Empfänger auszublenden, für die er nicht benötigt wird. Die Bedingung für den versteckten Absatz lautet ähnlich wie beim Unterdrücken der unerwünschten leeren Zeilen »not(Datum)«. Weitere Informationen zu diesem Thema finden sich in der integrierten Hilfe von Open Office unter »Bedingungen | in Feldbefehlen und Abschnitten«.

Ist der Serienbrief mit allen individuellen Bestandteilen vorbereitet, lässt er sich mit dem üblichen Druckbefehl ausdrucken. Open Office erkennt die enthaltenen Seriendruck-Felder und fragt, ob es einen Seriendruck vornehmen soll. Wer diese Frage mit »Nein« beantwortet, kann einen einzelnen Brief mit dem aktuellen Datensatz drucken. Wer die Frage bejaht, sieht nun den Seriendruck-Dialog. Dort kann der Anwender sämtliche oder auch nur Teile der hinterlegten Datensätze drucken, indem er diese bei gedrückter [Strg]-Taste markiert.

Über die Option »Datei« lässt sich die Ausgabe statt an den Drucker in eine Datei weiterleiten, wahlweise in einem Gesamtdokument oder für jeden Brief separat. Möchte man vor dem Ausdruck zunächst einen Blick auf die Einzeldokumente werfen, ist es hilfreich, trotz Serienbrief-Erstellung über die Datenquellenansicht nun einmal den Assistenten zu starten. Über ihn ist es möglich, das Ausgangsdokument mit den Daten zu mischen, das fertige Gesamtdokument vor dem Ausdruck zu überprüfen und gegebenenfalls abzuändern.

Abbildung 5: Für die Vorschau, letzte manuelle Korrekturen und das Ausrucken ist der Serienbrief-Assistent gut geeignet, für die Einrichtung des Dokuments nur bedingt.

Der Serienbrief-Assistent findet sich im gleichnamigen Punkt im Menü »Extras«. Die ersten Schritte kann der Benutzer überspringen, da er den Brief bereits passend vorbereitet hat. Ein Klick links in der Übersicht direkt auf Schritt 6 springt vorwärts, um vorab die einzelnen Briefe zu kontrollieren (Abbildung 5). Über die Schaltflächen lassen sich die Datensätze durchblättern, bei Bedarf schließt man einzelne Empfänger vom Serienbrief aus. Der nächsten Schritt des Assistenten personalisiert die Dokumente, generiert also die einzelnen Briefe. Das kann einen Moment dauern. Jetzt hat der Briefschreiber noch die Möglichkeit, die Einzeldokumente zu überprüfen und gegebenenfalls individuelle Änderungen an den einzelnen Briefen vorzunehmen. Die Suchfunktion hilft das gewünschte Schreiben zu finden.

Der letzten Schritt startet den Seriendruck und speichert die Dokumente für eine weitere Verwendung. Hier lässt sich auch das Ausgangsdokument, also die Vorlage für den Serienbrief, speichern. Das bietet sich an, um die Vorlage auch für spätere Serienbriefe zu verwenden. Zudem lassen sich die erzeugten Einzeldokumente speichern, wahlweise separat in einzelnen Dateien oder in einem Gesamtdokument.

Abbildung 4: Für das automatische Einfügen der richtigen Grußformel kommt der Feldtyp »Bedingter Text« zum Einsatz.

Das richtige Werkzeug

Der Serienbrief-Assistent in Open Office ist nur für einfache Anforderungen einsetzbar, eignet sich aber gut für die Druckvorschau. Sind spezielle Serienbriefe zu erstellen, ist die Datenquellenansicht das richtige Werkzeug. Kombiniert mit Bedingungen lassen sich auch Sonderfälle im Serienbrief flexibel umsetzen, ohne dass manuelle Nacharbeiten notwendig werden. Informationen zur Serienbrief-Funktion liefert auch das deutschsprachige Open-Office-Wiki [1]. (mhu)