Der Open-Source-Einzelkämpfer muss auch seine Briefpost selbst erledigen. Die Serienbrief-Funktion im freien Büropaket Open Office greift ihm dabei unter die Arme.

frau.L., photocase.com

Zum Alltag eines Freiberuflers oder Selbstständigen gehört es, die tägliche Korrespondenz selbst zu erledigen. Trotz allgegenwärtiger E-Mails gibt es im Geschäftsverkehr dennoch einige Schriftstücke, die nach wie vor per Post verschickt werden. Gerade bei Marketing-Aktivitäten kommt der Jungunternehmer häufig nicht umhin, dann einen Serienbrief zu erstellen. Open Office ist seit Version 2.0 bestens gerüstet, um solche Massenpost komfortabel und ohne großen Zeitaufwand zu erledigen.

Mit oder ohne Assistent

Als Beispiel soll in diesem Artikel eine Messe-Einladung an Kunden dienen. Neben den jeweils verschiedenen Adressen soll auch der Brieftext individuelle Bestandteile enthalten. Für die Serienbrief-Erstellung bietet die freie Bürosuite verschiedene Wege an: Der Serienbrief-Assistent liefert mit wenigen Handgriffen schnelle Ergebnisse, allerdings sind mit diesem Werkzeug nur einfache Standardbriefe möglich. Mit mehr Flexibilität lassen sich aber auch komplexe Serienbriefe über die so genannte Datenquellenansicht erzeugen.

Für einen Serienbrief sind zunächst nur zwei Zutaten notwendig, die richtig gemischt die spätere Massenpost ergeben. Zum einen ist ein Textdokument erforderlich, meist eine Briefvorlage mit allen typischen Bestandteilen, das später durch vorbereitete Daten wie Adressen oder Ähnlichem individualisiert werden soll. Unabhängig von der klassischen Briefform lässt sich jede Art von Textdokument für den Seriendruck verwenden. Zum anderen braucht man Daten, die zum Beispiel ein Tabellendokument oder auch eine Datenbank vorhält. Neben Adressendaten werden in vielen Fällen auch bestimmte Kennzeichen oder Zusatzinformationen erfasst, die dann in den Serienbrief einfließen.

In der Praxis erfordert ein gelungener Serienbrief zusätzliche Arbeiten, die nicht ganz trivial sind. Häufig hat dies mit dem Aufbau und auch der Qualität der Datenbasis zu tun. Fehlen bei Adressen beispielsweise die Angaben zu Vornamen oder zur Anrede, muss der Anwender Bedingungen definieren.

Gleiches gilt, wenn innerhalb des Dokuments bestimmte Bestandteile nicht für jeden Empfänger sichtbar sein sollen. Dies ist auch der Grund, warum die schlichte Verwendung des Serienbrief-Assistenten in Open Office häufig nicht zum gewünschten Ziel führt. Dieser Artikel beschreibt daher den Weg über die Datenquellenansicht.

Datensammlung

Zunächst steht die Zusammenstellung der notwendigen Daten an, also insbesondere der Anschriften und weiterer Informationen, die für den Serienbrief von Bedeutung sind. Am einfachsten und sicher am gängigsten ist es, eine Tabelle zu verwenden, die sich direkt in der Tabellenkalkulation Calc erstellen lässt. Als Alternative bietet sich die mit Open Office mitgelieferte HSQL-Datenbank an. Daneben lassen sich MySQL oder andere Datenbankserver anbinden, die ODBC oder JDBC unterstützen.

Die Tabelle muss eine gewisse Grundstruktur aufweisen, damit sie sich als Basis für den Serienbrief eignet (Abbildung 1). Die erste Zeile nimmt die Feldnamen auf, die die Inhalte der Spalten beschreiben. Es empfiehlt sich, innerhalb der Beschriftungszeile eindeutige Bezeichnungen wie »Vorname«, »Name« oder »Ort« zu verwenden, keine Spalte unbenannt zu lassen und auf Sonderzeichen zu verzichten. In den meisten Fällen ist eine Spalte für die Anrede (»Herr« oder »Frau«) sinvoll.

Für die Messe-Einladung haben vielleicht manche Kunden bereits Gesprächstermine angefragt. Sollen diese später im Serienbrief erscheinen, sind Spalten wie »Datum« und »Uhrzeit« erforderlich. Grundsätzlich gilt: Je besser die Datenbasis vorbereitet wird und je mehr Informationen dort direkt verfügbar sind, umso einfacher wird der spätere Serienbrief.

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Der Open-Source-Einzelkämpfer muss auch seine Briefpost selbst erledigen. Die Serienbrief-Funktion im freien Büropaket Open Office greift ihm dabei unter die Arme.