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Sprichwörtlich alleingelassen fühlen sich viele IT-Admins in Unternehmen derzeit. Wenn es um das Thema Compliance und rechtssichere oder revisionssichere Archivierung geht, erweist sich eine Hälfte der sonst so dienstbeflissenen Consultants als seltsam schweigsam, während die beredsamen Unmengen heißer Luft produzieren (siehe übernächster Artikel). Dabei scheint der rechtliche Grundrahmen anfangs eindeutig - doch der Teufel steckt im Detail.

Revisionssicher und rechtssicher

Ein wichtiger Unterschied (vor allem beim Gespräch mit Verkäufern und Consultants) ist der zwischen einer revisionssicheren und einer rechtssicheren Archivierung. Unter einer Revisionssicherheit versteht der Gesetzgeber eine Aufbewahrung, die alle Vorgaben einhält, die das Finanzrecht zum Schutz dieser Informationen vorsieht. Das bedeutet eine ordnungsgemäße, vollständige, unveränderbare, nachvollziehbare und über einen Index wiederauffindbare Archivierung von kaufmännischen und steuerrechtlich relevanten Daten und Belegen. Demnach muss ein Gesamtsystem, einschließlich aller Hard- und Softwarekomponenten, das die gesetzlichen Vorgaben einer revisionssicheren Archivierung erfüllen will, ffolgende Kriterien einhalten:

• Vollständigkeit,
• Sicherheit des Gesamtverfahrens,
• Schutz vor Veränderung,
• Sicherung vor Verlust im Rahmen der gesetzlichen Fristen,
• Dokumentation des Archivierungsverfahrens und
• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.

Diese Kriterien sind vorwiegend organisatorische und technische Anforderungen, die von den Verantwortlichen des jeweiligen Unternehmens erfüllen müssen. Für den Admin schwierig, denn Details zu erlaubten Signaturverfahren oder Ähnlichem spart sich der Gesetzgeber, der Betroffene tappt technisch im Dunkeln. Ein geprüftes Siegel für Appliances oder ähnlicher Software: Fehlanzeige.

Wer kann Garantien geben?

Die obige Definition umfasst keine weitergehenden Vorschriften, die sich mit einer rechtskonformen Archivierung auseinandersetzen. Insbesondere datenschutzrechtliche Anforderungen aus dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Telemediengesetz können über die Aufbewahrungspflichten, die sich rein aus den finanz- und handelsrechtlichen Vorgaben ergeben, hinausgehen. Letztlich bedeutet dies, dass eine rechtssichere Archivierung die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben beinhaltet und die revisionssichere hiervon ein wichtiger Teil ist.

Bietet ein Consultant ein System an, das revisionssichere Archivierung verspricht, muss sich der Anwender darüber im Klaren sein, dass er damit noch keine Rechtssicherheit hat. Hierzu bedarf es rechtlicher Berater, die diese weitergehenden Anforderungen prüfen und sicherstellen. Ein Anbieter dagegen, der mit Rechtssicherheit wirbt, kann eventuell sogar regresspflichtig sein, wenn bei einer Prüfung Daten fehlen oder Signaturen nicht passen.

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