Die IT unterstützt ihre Anwender schon bei vielen Aufgaben. Sie müssen aber dennoch den Überblick behalten, was es als Nächstes zu tun gibt. Workflow-Engines helfen ihnen dabei, denn viele Abläufe in Unternehmen laufen stets nach demselben Muster ab.

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Moderne IT-Infrastrukturen ändern sich schnell und sind deshalb selten auf fachlicher Ebene besonders weit vernetzt. Beispiel Dienstreise: Ein Mitarbeiter mailt seinem Servicecenter Termin und Zielort, die Sachbearbeiterin kopiert die Angaben in mehrere Buchungsportale und sendet eine Bestätigung. Nach der Reise erfasst der Betroffene die gleichen Daten erneut für die Spesenabrechnung. Es soll Mitarbeiter geben, die diesen Ablauf mit schlauen Skripten automatisieren. Was aber, wenn das Unternehmen zusätzlich eine Zeiterfassung einführt? Die Komplexität dieser Aufgabe verlangt nach einem ganzheitlichen Ansatz.

Sich laufend ändernde Bedingungen fordern von Entwicklern, Geschäftsprozesse immer wieder anzupassen, ohne jedes Mal die ausführende Technik neu zu erfinden. Damit sind die Prozesse die Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und IT. Gleichzeitig sollen Entwickler und Administratoren den Überblick über das Gesamtsystem und dessen innere Vorgänge behalten - eine Herausforderung für Modellierer und Architekten.

Pläne schmieden

Der Zweck eines Workflow-Management-Systems (WFMS) ist, Vorgänge von ihrer Implementierung getrennt zu modellieren [1]. So soll es ähnlich wie beim herkömmlichen Programmieren möglich sein, fachliche Abläufe mit grundlegenden Werkzeugen an Business-Funktionen wie Postversand, Kreditkartenabbuchungen oder Lagerbestandsaufnahmen anzupassen und zu kombinieren. Dazu definiert der Modellierer zunächst in maschinenlesbarer Form, wie ein Vorgang prinzipiell abläuft.

Da sich diese XML-Beschreibung nur mit viel Mühe per Editor pflegen lässt, unterstützt ihn eine Reihe grafischer Werkzeuge (siehe Kasten "Active-BPEL"). Das WFMS liest diese Prozessdefinition und koordiniert und kontrolliert daraufhin die konkreten Instanzen des modellierten Ablaufs. Nebeneffekt: Moderne Prozesssteuerungssysteme sind damit in der Lage, fachliche Daten ohne Umwege über Logfiles zu protokollieren. So erheben sie etwa die Zahl der Dienstreisen und die damit verbundenen Kosten unmittelbar als Teil des Ablaufs.

Das Orchester spielt auf

Workflow-Engines kümmern sich vorrangig um Ablauf und Reihenfolge von Aktivitäten. Um die einzelnen Dienste einzubinden, benutzen die meisten von ihnen Service-orientierte Architekturen (SOA), eine auf XML aufsetzende Beschreibung von Funktionen [2]. Das erlaubt es einem Unternehmen, in der Buchhaltung SAP-Systeme einzusetzen, in der Logistik jedoch eine Eigenentwicklung auf Basis von JEE oder Dotnet zu verwenden.

Bieten alle Anwendungen SOA-Schnittstellen an, lassen sich ihre Funktionen mit einem WFMS applikationsübergreifend zusammenführen und die Abläufe zwischen ihnen steuern. Die einzelnen Webservices verhalten sich wie die Instrumente in einem Orchester: Der Workflow dirigiert und fügt die einzelnen Stimmen zu einem harmonischen Ganzen zusammen. Die Päpste der Zunft nennen das Programming in the Large.

Prozessdesigner konzentrieren sich nicht auf die technischen Details der Implementierung, beispielsweise der Flugbuchung oder Bonitätsprüfung, sondern auf die darauf aufbauenden Anwendungen. Wechselt das Unternehmen von der Schufa zu Creditreform, um die Kreditwürdigkeit von Kunden zu überprüfen, macht das nur noch kleinere Anpassungen nötig. Das entlastet Entwickler und Administratoren.

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Die IT unterstützt ihre Anwender schon bei vielen Aufgaben. Sie müssen aber dennoch den Überblick behalten, was es als Nächstes zu tun gibt. Workflow-Engines helfen ihnen dabei, denn viele Abläufe in Unternehmen laufen stets nach demselben Muster ab.