Open Source im professionellen Einsatz
Linux-Magazin 06/2017
© alphaspirit, 123RF

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Dokumentenmanagement fürs Kleinbüro

Dem Chaos trotzen

Auch in einem kleinen Büro trudeln täglich zahllose Briefe, E-Mails und PDFs ein. Um nicht in der Flut an Dokumenten zu ertrinken, macht sich der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen bezahlt.

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Seit mehr als zehn Jahren proklamiert die Industrie mittlerweile das papierlose Büro, helfen dabei sollen unter anderem spezielle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Diese versprechen, beliebige Schriftstücke ohne meterlange Aktenregale zu verwalten, arbeiten meist als Client-Server-Anwendungen und ihre Nutzer greifen mit Hilfe eines Datenbank-Backends darauf zu.

Doch die meisten dieser DMS-Applikationen sind in mittleren und großen Unternehmen zu Hause und für den Einsatz in kleinen Heimbüros hoffnungslos überdimensioniert. Noch schwieriger wird es, wenn Linux-Support auf der Anforderungsliste steht. Dennoch macht sich die aktuelle Bitparade auf die Suche nach DMS-Systemen für Linux-Arbeitsplätze, die ohne zeitaufwändige Einarbeitung und permanente Wartung auch das Ein-Mann-Büro entlasten.

Anforderungen

Im Idealfall soll das DMS-System den Weg eines Dokuments von seiner Entstehung über seinen gesamten Lebenszyklus bis hin zur Vernichtung abbilden. Dabei geht es längst nicht mehr nur um gedruckte Dokumente, sondern ebenso um Dateien, die in unterschiedlichen Formaten elektronisch vorliegen, also beispielsweise als E-Mails.

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