Kimai

Die ersten drei Testkandidaten sind mit ein bisschen Aufwand und externen Synchronisationstools relativ mobil. Für alle, die häufiger in fremden Büros und an wechselnden Arbeitsplätzen schaffen, sind sie jedoch zu unflexibel. Kimai bietet jederzeit und von überall Zugriff über den Webbrowser – eine funktionierende Internetverbindung vorausgesetzt. Das unter der GPLv3 stehende Zeiterfassungstool benötigt nur einen Standardwebserver mit PHP, MySQL und den PHP-Modulen »pdo« und »pdo_mysql« .

Vor der Installation legt der Nutzer eine neue Datenbank an, etwa mit dem MySQL-Shellclient oder PHP Myadmin [14]. Danach entpackt er das Kimai-Zip-Archiv in ein Verzeichnis, auf das der Webserver zugreifen kann, und ruft dessen Adresse im Browser auf, beispielsweise »http://www.meinserver.de/kimai/« . Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen empfiehlt sich ein SSL-fähiger Webserver.

Kimai führt durch die Installationsschritte und prüft auch, ob die richtige PHP-Version (mindestens 5.2) und die MySQL-Erweiterung vorhanden sind. Außerdem testet das Skript, ob die entsprechenden Verzeichnisse beschreibbar sind und dort genügend Speicherplatz vorhanden ist. Damit das Tool die Datenbank für ein Produktivsystem anlegt, muss der Admin im entsprechenden Dialog »kimai« anstelle von »test« wählen.

Nach Abschluss der Installation präsentiert Kimai eine Login-Maske. Mit dem Benutzernamen »admin« und dem Passwort »changeme« erhält der Admin Zugang zum neuen System. Außer der Änderung des Kennworts im Admin Panel steht noch das Löschen des Verzeichnisses »installer« auf dem Webserver an, dann ist Kimai einsatzbereit.

Im Gegensatz zu den anderen Testkandidaten ist Kimai teamfähig und erlaubt den Zugriff mehrerer Benutzer auf eine Instanz. Administratoren sollten mindestens einen nicht-privilegierten Benutzer anlegen (siehe Abbildung 9); mehrere Accounts fassen sie auf Wunsch zu einer Gruppe zusammen. So geben sie unterschiedlichen Usern gezielt Zugriff auf Kunden und Projekte.

Abbildung 9: Kimai bringt eine Benutzer- und Gruppenverwaltung mit und gibt damit unterschiedlichen Accounts gezielt Rechte und Pflichten. Ein Warndreieck weist darauf hin, wenn für einen User noch kein Passwort gesetzt ist. Das Verwalten der Zugänge geschieht über das Admin Panel.

Schnörkellos

Vor der eigentlichen Zeiterfassung steht genau wie bei Fanurio die Einrichtung von Kunden, zugehörigen Projekten und Tätigkeiten. Auch dies geschieht im Admin Panel. Verwalter der Webanwendung können in diesem Zusammenhang auch direkt den Steuersatz, Stundenlöhne oder Budgets pro Kunde, Projekt und Tätigkeit definieren. Ist diese Fleißarbeit erledigt, meldet sich der Admin ab und die Benutzer können sich einloggen und loslegen.

Obwohl Kimais Funktionsumfang dem von Fanurio äußerst ähnlich ist, wirkt die Benutzerführung der Webanwendung harmonischer. Zwar erinnert die Grafik an Weboberflächen aus der ersten Hälfte des vergangenen Jahrzehnts, aber dennoch gelingt es Kimai, übersichtlicher zu sein als so manches hochglanzpolierte Web-2.0-GUI.

In einer Eingabemaske klickt ein Benutzer die Details der aktuellen Aufgabe (Kunde, Projekt und Tätigkeit) an und startet die Zeiterfassung über den großen grünen Play-Button rechts oben. Dieser erscheint nun in Rot und im Fenster ist deutlich sichtbar, was das Tool aufzeichnet (siehe Abbildung 10). Über dieselbe Schaltfläche beendet der Nutzer die Protokollierung. Filter sorgen für Klarheit bei einem großen Kundenstamm und vielen Aufgaben.

Abbildung 10: Mit einem Klick auf den richtigen Kunden, ein zugehöriges Projekt und eine der Tätigkeiten beschreibt ein Anwender schnell seine aktuelle Aufgabe. Deutlich sichtbar ist im Hauptfenster auch, was Kimai gerade aufzeichnet. Filterfunktionen sorgen für mehr Übersicht.

Einziger Wermutstropfen: Auf eine Erinnerungsfunktion und andere Automatismen müssen Kimai-Benutzer verzichten. Da hilft nur, das Browserfenster nicht zu vergessen. Besonders wichtig: Es reicht nicht, sich aus Kimai auszuloggen – vorher gilt es, explizit den Timer zu stoppen. Ansonsten läuft dieser weiter, auch wenn der Benutzer nicht angemeldet ist.

Die erfassten Daten lagern wie oben bereits erwähnt in einer MySQL-Datenbank. Um Datenverluste und somit Probleme bei der späteren Abrechnung zu vermeiden, empfehlen sich regelmäßige Backups über die gleichnamige Funktion im Admin Panel.

Vernünftige Importfunktionen, zum Beispiel für Kundendaten, lässt Kimai leider ebenfalls vermissen. Dafür exportiert das Tool die erfassten Tätigkeiten zur Auswertung oder Rechnungsstellung in die Formate PDF, Excel und CSV. Als normaler Benutzer ist der Export nur für die eigene Zeiterfassung möglich, als Leiter einer Gruppe oder Admin auch für die aller anderen.

Interessierte Admins sollten regelmäßig mal im Kimai-Forum [15] vorbeischauen, wo es oft neue inoffizielle Erweiterungen und Hacks gibt. Ebenso lohnt sich ein Besuch bei der Dokumentation für Entwickler, die unter anderem eine Anleitung zum Anpassen der Rechnungstemplates [16] enthält. Beim Format der Abrechnungen bleibt Kimai dem Open-Source-Gedanken treu und speichert diese im Open-Document-Format ab (Endungen ».odt« und ».ods« ).