Refworks

Cloud oder nicht – diese Frage stellt sich beim letzten Kandidaten gar nicht erst. Mit dem kommerziellen Tool Refworks [7] arbeiten Nutzer ausschließlich über eine ASP-Weboberfläche, die auch für den Zugriff mit Smartphones optimiert ist. Auch beim Preis macht der Anbieter aus Michigan keine halben Sachen. Ein Refworks-Zugang schlägt mit 100 US-Dollar pro Jahr zu Buche. Staffel-, Monats- oder Speicherpreise gibt es nicht. Zum Testen bietet der Hersteller einen 30-tägigen Probezugang an.

Privatpersonen dürfte der Preis eher selten einen zweiten Gedanken wert sein. Refworks erzielt seinen Hauptumsatz durch Campus- oder Institutslizenzen. Ob in Yale oder am MIT, in Münster oder Dresden – über den Proxy der örtlichen Universitätsbibliothek ist ein kostenfreier Zugriff auf Refworks dank solcher Lizenzen möglich.

Als technische Voraussetzungen nennt Refworks tatsächlich immer noch Net-scape 6 und stellt damit selbst den zerstreutesten Professor zufrieden, der nicht von Windows 95 ablassen mag. Den Dienst gibt es in den Geschmacksrichtungen Refworks Classic für ältere Browser und Refworks 2.0 für modernere Systeme. Zusätzlich steht mit Refmobile eine für mobile Geräte optimierte Variante des Dienstes bereit.

Nach dem ersten Login findet der Anwender die vertraute Ordnerstruktur vor. Über den Button »Neue Referenz« öffnet er die Eingabemaske für einen neuen Eintrag und steht vor der Qual der Wahl (Abbildung 7). Nicht nur, dass Refworks mehr Typen als die anderen Kandidaten kennt, in zahlreichen Eingabefeldern können die Nutzer jedes noch so kleine Detail zu einer Quelle notieren. Es bietet sich daher an, die Felder durch die Wahl eines Zitatformats einzuschränken und auf eine überschaubare Anzahl zu reduzieren. Manuelle Einträge dürften aber auch hier die absolute Ausnahme darstellen.

Abbildung 7: Bei den Kategorien für die Einträge hängt Refworks die drei anderen Testkandidaten ab. Keiner der Konkurrenten hat so viele Eintragstypen im Angebot.

Viele Wissensdatenbanken bieten praktischerweise einen direkten Export nach Refworks an. Dessen Importfunktion versteht die meisten bekannten bibliografischen Formate (Abbildung 8).

Abbildung 8: Auch was den Import anderer Formate angeht, hat der reine Onlinedienst die Nase vorn. Refworks stellt eine überwältigende Anzahl von Filtern zur Verfügung und versteht auch exotische Formate.

Ein nützlicher Helfer kommt zudem in Form eines Browser-Addon namens Refgrab-It [8]. Es findet selbstständig bibliografische Daten auf geöffneten Webseiten, sucht also beispielsweise nach ISBN-Nummern, Pubmed-IDs oder DOIs und importiert diese. Refgrab-It kontaktiert außerdem automatisch andere Datenquellen, um weiterführende Informationen abzufragen. Welche externen Quellen das Tool dazu befragt und auch die gefundenen Angaben zeigt eine eigene Seite an, die das Addon temporär generiert.

Mit halber Kraft?

Wie Zotero und Mendeley kann Refworks bibliografischen Einträgen Datei-Anhänge beifügen – allerdings nur im Rahmen von Campuslizenzen. Einzelkunden steht das Feature nicht zur Verfügung. Alle anderen sollten sich dennoch nach den verfügbaren Limits erkundigen. Eine Datei darf nicht größer als 20 MByte sein und insgesamt sind normalerweise nur 100 MByte erlaubt. Das Gleiche gilt für das Feature »Teilen« . Nur über ihre Hochschule angebundene Anwender dürfen ihre Quellen mit anderen Refworks-Kunden gemeinsam nutzen.

Was die Suchfunktion betrifft, ähnelt Refworks dem zweiten Testkandidaten. Eine Schnellsuche arbeitet wie bei Zotero ohne Filter über den gesamten Inhalt der Benutzerdatenbank. Die Fahndung in Datei-Anhängen kann der Anwender über einen Extraschalter neben dem Suchfeld ausschließen. Eine erweiterte Suchfunktion mit Filtern, booleschen Operatoren und Speichermöglichkeiten zur späteren Verwendung ist ebenfalls dabei.

Die Refworks-Erweiterung Write-N-Cite, die auf der Projekthomepage zum Download bereitsteht, schließt Linux-Nutzer kaltlächelnd aus. Bislang kommen nur Mac-OS-X- und Windows-Anwender in den Genuss dieser Automatismen – Linuxern bleibt das gute alte Copy&Paste, um einzelne Zitate zur Sammlung hinzuzufügen.

Die Funktion zum automatischen Zusammenstellen von Bibliografien funktioniert jedoch für alle Betriebssysteme gleichermaßen. Sie wandelt alle in einem Ordner befindlichen oder als Favoriten markierten Referenzen in HTML-, RTF-, Office- oder Textdokumente um.