Serienbriefe mit Open Office - Seite 5

Das richtige Werkzeug

Der Serienbrief-Assistent in Open Office ist nur für einfache Anforderungen einsetzbar, eignet sich aber gut für die Druckvorschau. Sind spezielle Serienbriefe zu erstellen, ist die Datenquellenansicht das richtige Werkzeug. Kombiniert mit Bedingungen lassen sich auch Sonderfälle im Serienbrief flexibel umsetzen, ohne dass manuelle Nacharbeiten notwendig werden. Informationen zur Serienbrief-Funktion liefert auch das deutschsprachige Open-Office-Wiki [1]. (mhu)

Infos
[1] Serienbrief-Eintrag im Open-Office-Wiki: [http://www.ooowiki.de/SerienBrief]

Leerzeichen vermeiden
Je nachdem, wie die Felder der Datenbasis gestaltet sind, bleiben gegebenenfalls einzelne Felder ohne Inhalt, die sich inmitten einer Adressenzeile befinden - etwa wenn Titel, Vorname und Nachname des Ansprechpartners jeweils in getrennten Feldern gespeichert sind. Nicht jede angeschriebene Person hat einen Titel, bei dem einen oder anderen Datensatz ist vielleicht der Vorname nicht bekannt. Üblicherweise baut man sich den kompletten Namen aus diesen Feldern zusammen und trennt diese passend durch Leerzeichen zwischen den Feldern ab. Wenn nun hierbei einige Adressenfelder ohne Inhalt sind, entstehen überflüssige Leerräume durch die direkt eingegebenen Leerzeichen. Abhilfe kann hierbei nicht wie bei unerwünschten Leerzeilen ein versteckter Absatz schaffen, da dieser immer eine komplette Zeile versteckt. Vielmehr bietet es sich hier an, die Leerzeichen nicht direkt einzugeben, sondern sie nur unter bestimmten Bedingungen einfügen zu lassen. Dazu entfernt der Anwender bereits eingegebene Leerzeichen zwischen den Seriendruckfeldern. Er setzt den Cursor hinter das Feld, das gegebenenfalls leer bleiben kann, beispielsweise hinter das Feld »Titel«, und öffnet den Feldbefehl-Dialog über »Einfügen \| Feldbefehl \| Andere...«. Dann wechselt der Benutzer in das Register »Funktionen« und wählt hier den Feldtyp »Bedingter Text«. Unter »Bedingung« gibt er nun die Bedingung ein, die abfragt, ob das Seriendruckfeld mit Inhalten gefüllt ist. Ist sie erfüllt, soll Open Office ein Leerzeichen einfügen. Die passende Bedingung lautet für diesen Fall ganz schlicht »Titel«, also der Name des Feldes ohne die Eingabe von Anführungszeichen oder Ähnlichem. Achtung: Bei Feldnamen unterscheidet Open Office Groß- und Kleinschreibung. Unter »Dann« findet nun das Leerzeichen Platz, das Feld »Sonst« bleibt leer.

Leerzeichen
vermeiden

Je nachdem, wie die Felder der Datenbasis gestaltet sind, bleiben gegebenenfalls einzelne Felder ohne Inhalt, die sich inmitten einer Adressenzeile befinden - etwa wenn Titel, Vorname und Nachname des Ansprechpartners jeweils in getrennten Feldern gespeichert sind. Nicht jede angeschriebene Person hat einen Titel, bei dem einen oder anderen Datensatz ist vielleicht der Vorname nicht bekannt.

Üblicherweise baut man sich den kompletten Namen aus diesen Feldern zusammen und trennt diese passend durch Leerzeichen zwischen den Feldern ab. Wenn nun hierbei einige Adressenfelder ohne Inhalt sind, entstehen überflüssige Leerräume durch die direkt eingegebenen Leerzeichen.

Abhilfe kann hierbei nicht wie bei unerwünschten Leerzeilen ein versteckter Absatz schaffen, da dieser immer eine komplette Zeile versteckt. Vielmehr bietet es sich hier an, die Leerzeichen nicht direkt einzugeben, sondern sie nur unter bestimmten Bedingungen einfügen zu lassen. Dazu entfernt der Anwender bereits eingegebene Leerzeichen zwischen den Seriendruckfeldern. Er setzt den Cursor hinter das Feld, das gegebenenfalls leer bleiben kann, beispielsweise hinter das Feld »Titel«, und öffnet den Feldbefehl-Dialog über »Einfügen | Feldbefehl | Andere...«. Dann wechselt der Benutzer in das Register »Funktionen« und wählt hier den Feldtyp »Bedingter Text«. Unter »Bedingung« gibt er nun die Bedingung ein, die abfragt, ob das Seriendruckfeld mit Inhalten gefüllt ist. Ist sie erfüllt, soll Open Office ein Leerzeichen einfügen.

Die passende Bedingung lautet für diesen Fall ganz schlicht »Titel«, also der Name des Feldes ohne die Eingabe von Anführungszeichen oder Ähnlichem. Achtung: Bei Feldnamen unterscheidet Open Office Groß- und Kleinschreibung. Unter »Dann« findet nun das Leerzeichen Platz, das Feld »Sonst« bleibt leer.