Einsetzprobe

Wer die Wirksamkeit der formulierten Bedingungen testen möchte, markiert über die Datenquellenansicht einen Datensatz und wählt dann erneut »Daten in Felder«. Zum Testen sollte der Briefeschreiber verschiedene Datensätzen ausprobieren, um sicherzugehen, dass die Bedingungen korrekt funktionieren. Eine verfeinerte Methode, Leerstellen zu vermeiden, beschreibt der Kasten "Leerzeichen vermeiden". Die Definition der Grußformel geht ähnlich vor sich. Da hier per Bedingung verschiedene Texte eingefügt werden müssen, kommt nun den Feldbefehl »Bedingter Text« zur Anwendung (Abbildung 4).

Der Benutzer platziert den Cursor an der korrekten Stelle für die Grußformel und öffnet den Menüpunkt »Einfügen | Feldbefehl | Andere«. Im Register »Funktionen« wählt er »Bedingter Text« aus. Wenn beispielsweise in der Datenquelle in der Spalte »Anrede« die Werte »Frau« oder »Herr« vorgegeben sind, lautet die richtige Bedingung »Anrede EQ "Herr"«.

Der Rest entspricht einer If-else-Konstruktion: Unter »Dann« lautet der einzufügende Text »Sehr geehrter Herr«, unter »Sonst« entsprechend »Sehr geehrte Frau«. Nun sind im Text noch das Feld für den Nachnamen sowie das üblicherweise nach der Grußformel folgende Komma zu ergänzen.

Individuelle Texte im Brief

Zum Schluss folgt der individuelle Text für die Gesprächstermine. Dieser soll allerdings nur sichtbar sein, wenn mit dem Briefempfänger überhaupt ein Termin vereinbart wurde. Am einfachsten ist es, den Text gleich passend mit den Feldern für Datum und Uhrzeit vorzubereiten und ihn in einem zweiten Schritt per »Versteckter Absatz« für jene Empfänger auszublenden, für die er nicht benötigt wird. Die Bedingung für den versteckten Absatz lautet ähnlich wie beim Unterdrücken der unerwünschten leeren Zeilen »not(Datum)«. Weitere Informationen zu diesem Thema finden sich in der integrierten Hilfe von Open Office unter »Bedingungen | in Feldbefehlen und Abschnitten«.

Ist der Serienbrief mit allen individuellen Bestandteilen vorbereitet, lässt er sich mit dem üblichen Druckbefehl ausdrucken. Open Office erkennt die enthaltenen Seriendruck-Felder und fragt, ob es einen Seriendruck vornehmen soll. Wer diese Frage mit »Nein« beantwortet, kann einen einzelnen Brief mit dem aktuellen Datensatz drucken. Wer die Frage bejaht, sieht nun den Seriendruck-Dialog. Dort kann der Anwender sämtliche oder auch nur Teile der hinterlegten Datensätze drucken, indem er diese bei gedrückter [Strg]-Taste markiert.

Über die Option »Datei« lässt sich die Ausgabe statt an den Drucker in eine Datei weiterleiten, wahlweise in einem Gesamtdokument oder für jeden Brief separat. Möchte man vor dem Ausdruck zunächst einen Blick auf die Einzeldokumente werfen, ist es hilfreich, trotz Serienbrief-Erstellung über die Datenquellenansicht nun einmal den Assistenten zu starten. Über ihn ist es möglich, das Ausgangsdokument mit den Daten zu mischen, das fertige Gesamtdokument vor dem Ausdruck zu überprüfen und gegebenenfalls abzuändern.

Abbildung 5: Für die Vorschau, letzte manuelle Korrekturen und das Ausrucken ist der Serienbrief-Assistent gut geeignet, für die Einrichtung des Dokuments nur bedingt.

Der Serienbrief-Assistent findet sich im gleichnamigen Punkt im Menü »Extras«. Die ersten Schritte kann der Benutzer überspringen, da er den Brief bereits passend vorbereitet hat. Ein Klick links in der Übersicht direkt auf Schritt 6 springt vorwärts, um vorab die einzelnen Briefe zu kontrollieren (Abbildung 5). Über die Schaltflächen lassen sich die Datensätze durchblättern, bei Bedarf schließt man einzelne Empfänger vom Serienbrief aus. Der nächsten Schritt des Assistenten personalisiert die Dokumente, generiert also die einzelnen Briefe. Das kann einen Moment dauern. Jetzt hat der Briefschreiber noch die Möglichkeit, die Einzeldokumente zu überprüfen und gegebenenfalls individuelle Änderungen an den einzelnen Briefen vorzunehmen. Die Suchfunktion hilft das gewünschte Schreiben zu finden.

Der letzten Schritt startet den Seriendruck und speichert die Dokumente für eine weitere Verwendung. Hier lässt sich auch das Ausgangsdokument, also die Vorlage für den Serienbrief, speichern. Das bietet sich an, um die Vorlage auch für spätere Serienbriefe zu verwenden. Zudem lassen sich die erzeugten Einzeldokumente speichern, wahlweise separat in einzelnen Dateien oder in einem Gesamtdokument.

Abbildung 4: Für das automatische Einfügen der richtigen Grußformel kommt der Feldtyp »Bedingter Text« zum Einsatz.