Vorlage individualisieren

Die wichtigsten Vorarbeiten sind nun erledigt, jetzt gilt es, das vorbereitete Dokument mit den Daten aus der Datenquelle zu individualisieren. Das geschieht am besten in der Datenquellenansicht (Abbildung 2), die sich über die gleichnamige Schaltfläche oder mit Hilfe der Taste [F4] öffnen lässt. Im linken Bereich, dem so genannten Datenquellen-Explorer, ist die zuvor angelegte Datenquelle sichtbar, etwa mit dem Namen »Adressen«. Ein Klick auf das Pluszeichen blendet die Unterbereiche ein. Ein Mausklick auf das Pluszeichen vor »Tabellen« macht die Datentabelle sichtbar, die bereits mit den benötigten Informationen gefüllt ist. Nach dem Anklicken der Tabelle werden die enthaltenen Informationen in der Datenquellenansicht angezeigt.

Abbildung 2: Über die Datenquellenansicht lässt sich der Serienbrief schnell und flexibel einrichten.

Rechts sollten dann die Daten aus der Tabelle sichtbar sein. Jetzt lassen sich die benötigten Seriendruckfelder direkt per Drag&Drop einfügen. Das geschieht, indem man eine der Spaltenbeschriftungen in der Datenquellenansicht direkt in das Dokument an die gewünschte Stelle zieht. Beim Loslassen der Maustaste entsteht ein Seriendruckfeld für diese Spalte. Der Vorgang wiederholt sich, bis alle Felder im Adressenfeld und im Briefbereich eingefügt sind.

Noch zeigt Open Office natürlich keine Daten an, es sind nur die Feldnamen zu sehen. Wer den Brief vorab begutachten möchte, kann in der Datenquellenansicht einen beliebigen Datensatz markieren (Klick auf den Zeilenkopf des Datensatzes) und diesen über die Schaltfläche »Daten in Felder« in das aktuelle Dokument einfügen.

Wichtige Nacharbeiten

Möglicherweise macht bereits das erste Begutachten des Serienbriefs klar, dass noch Nacharbeiten nötig sind. Dies tritt bei Serienbriefen sehr häufig auf, wenn ein Brief unterschiedliche Fälle abdecken soll. Dazu gehören die individuelle Grußformeln "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr" sowie Nacharbeiten an den Empfängeradressen. Sind nämlich nicht bei jedem Datensatz alle Felder gefüllt, entstehen im Serienbrief unerwünschte leere Zeilen, die entsprechend unterdrückt werden müssen.

Für diese Nacharbeiten kommen zwei spezielle Feldbefehle zum Einsatz. Über »Bedingter Text« lassen sich abhängig von Feldinhalten unterschiedliche Texte ergänzen, mit »Versteckter Absatz« lassen sich Bestandteile im Dokument unter einer vorgegebenen Bedingung unterdrücken. Unerwünschtee leere Zeilen erscheinen immer dann, wenn einzelne Felder nicht gefüllt sind. Zur Abhilfe positioniert der Anwender den Cursor in der Serienbriefvorlage vor das entsprechende Feld, beispielsweise »Firma2«. Er öffnet den Feldbefehl-Dialog, wahlweise über »Einfügen | Feldbefehl | Andere ...« oder über die Tastenkombination [Strg]+[F2]. Im Register »Funktionen« findet er unter »Feldtyp« den benötigten Eintrag »Versteckter Absatz«.

Abbildung 3: Unerwünschte Leerzeilen lassen sich unterdrücken, indem man Absätze ohne zugehörige Daten mit einem geeigneten Feldbefehl ausblendet.

Unter »Bedingung« ist anzugeben, in welcher Situation Open Office den Absatz verstecken soll. Im Beispiel Serienbrief ist das genau dann der Fall, wenn das Feld in dem entsprechenden Datensatz leer ist. Die Bedingung für Open Office lautet »not(Feldname)«, wobei »Feldname« durch die Spaltenüberschrift des relevanten Feldes zu ersetzen ist (Abbildung 3). Ein Klick auf »Einfügen« setzt den versteckten Absatz an der Cursorposition ein. Dieser Vorgang empfiehlt sich für jedes Seriendruckfeld, bei dem durch fehlende Inhalte eine unerwünschte Leerzeile entstehen könnte.

Ein Tipp: Es ist wichtig, vor der Verwendung dieses Feldbefehls zu überprüfen, ob im Menü »Ansicht« die Option »Versteckte Absätze« deaktiviert ist. Nur dann zeigen die definierten Bedingungen den gewünschten Effekt.