Datenquelle registrieren

Sind alle Daten erfasst, gilt es, die Tabelle in Open Office als Datenquelle zu registrieren. Das geschieht unter dem Menüpunkt »Datei | Neu | Datenbank«. Es startet der Datenbank-Assistent, der den Anwender sowohl bei der Erstellung einer neuen Datenbank als auch beim Einbinden vorhandener Datenquellen unterstützt. Da die Tabelle bereits vorbereitet ist, lautet der erste Schritt »Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen«, anschließend ist »Tabellendokument« auszuwählen. Hier ist auch die Vielfalt möglicher Datenquellen zu sehen - auch der Zugriff aufs KDE-Adressbuch ist eine Option.

Nach einem Klick auf »Weiter« folgt der zweite Schritt im Assistenten, der die zuvor vorbereitete Tabelle über die Schaltfläche »Durchsuchen« auswählt. Im letzten Schritt ist die Option »Ja, die Datenbank soll angemeldet werden« zu aktivieren. Die Option »Datenbank zum Bearbeiten öffnen« wird ausgeschaltet, da die weitere Bearbeitung der Daten direkt in der Tabelle erfolgt. Ein Druck auf die Schaltfläche »Fertigstellen« schließt die Konfiguration ab. Die Registrierungsinformationen speichert der Anwender in einer Datenbankdatei mit der Endung ».odb« ab. Als Dateiname eignet sich eine allgemeine Bezeichnung wie »Adressen« oder »Messeeinladung«.

Brief vorbereiten

Die eigentliche Vorlage für den Serienbrief, in diesem Fall ein Anschreiben, enthält zunächst nur diejenigen Bestandteile, die für alle Briefempfänger gleich sein sollen. Dazu gehören die üblichen Kopf- und Fußzeileninformationen, der Absender, ein vorbereiteter Bereich für den Empfänger und natürlich der eigentliche Brieftext. Die zu individualisierenden Elemente folgen im nächsten Arbeitsschritt. Als Vorlage kann ein bereits vorhandenes Dokument dienen. Eine neue Briefvorlage lässt sich mit Hilfe des Briefassistenten unter »Datei | Assistenten | Brief« erzeugen.

Abbildung 1: Als Datenbasis für einen Serienbrief dient ein einfaches Tabellendokument.