E-Discovery: Mail-Archivierung und Revision

Ein Archiv dient nicht nur dazu, den Mailserver schlank und performant zu halten oder Benutzer beim Mail-Management zu unterstützen. Meist fällt im Zusammenhang mit Mail-Archivierung auch das Stichwort E-Discovery. Es ist nicht ganz so elegant ins Deutsche übersetzbar und bedeutet so viel wie "elektronische Beweissicherung". Diese Beweise sollen einfach zugänglich und vertraulich sein. Sprich: Die Software indiziert die abgelegten Daten und erlaubt dann eine Volltextsuche.

E-Discovery schließt neben E-Mails auch Instant Messages und mit anderen Technologien übertragene Nachrichten ein. Manche großen Banken gehen so weit, auch die Sprachnachrichten von VoIP-Telefon-Mailboxen zu sichern, in den Document Lifecycle einzubeziehen und der Revision zum Audit oder als Beweismaterial zur Verfügung zu stellen.

Zurzeit ist es unüblich, jede einzelne Mail im Archiv elektronisch zu signieren - das würde den Aufwand für PKI, PKI-Policies und Key Escrow (siehe Kasten "Key Escrow") zur Mail-Archivierung hinzufügen. Manche Produkte signieren das Archiv täglich, was aber die Vertraulichkeit nicht verbessert, solange keine standfeste Unternehmens-Policy bezüglich der verwendeten Schlüssel vorhanden ist und gelebt wird.

E-Mail - eine Legacy-Technologie?

Obwohl das Kommunikationsmedium E-Mail immens verbreitet ist, hat sich die verwendete Technologie in den letzten acht bis zehn Jahren nur wenig weiterentwickelt. Anwender nutzen E-Mails heute für informelle Konversationen, für Zusammenarbeit und Austausch von Dokumenten. Alternativen, die Zusammenarbeit und Kommunikation unterstützen und bei denen es ebenfalls möglich ist, Dateien oder Nachrichten zu archivieren, nennt Tabelle 1. Neben den in der dritten Spalte genannten Vorteilen führen diese neueren Tools (zumindest in der Theorie) dazu, dass es immer seltener nötig ist, Mails auszutauschen.

Tabelle 1: Alternative Technologien

Einige Experten sagen voraus, dass diese Entwicklung E-Mail innerhalb der nächsten fünf bis zehn Jahre zur Legacy-Technologie machen wird. Ob das eintritt, ist nur schwer abschätzbar. Zumindest ist aber Mail-Archivierung - nach Jahren ohne nennenswerte Veränderungen der E-Mail-Nutzung - eine Innovation, die den Einsatz dieses Mediums verbessert und vereinfacht. (hge)