Knackpunkt private E-Mails

Noch problematischer ist der Sachverhalt, wenn es um E-Mails geht. Zwar gelten für diese die gleichen Regeln und Pflichten für die Archivierung, doch die saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails zieht einen Rattenschwanz an Problemen hinter sich her. Vom Datenschutz bis zum Telemediengesetz und Telekommunikationsgesetz sind dabei eine Vielzahl von Vorschriften betroffen.

Duldet ein Unternehmen die private E-Mail-Nutzung, sollte diese im Interesse aller Beteiligten klar geregelt sein. Zum Zwecke der Transparenz und mit dem Ziel der Streitvermeidung eignet sich eine schriftlichen Vereinbarung am besten. So lässt sich das Risiko des Arbeitgebers, gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen zu verstoßen, minimieren. Die Gestattung der Privatnutzung sollte die Firma von dieser Einwilligung abhängig machen. Nicht möglich ist es insbesondere, gegenüber den Finanzbehörden den Zugriff steuerrechtlich relevanter E-Mails unter Berufung auf datenschutzrechtliche Vorschriften zu verweigern.

Keine Ausflüchte

In diesem Bezug hat das Bundesministerium für Finanzen intern die ausdrückliche Verwaltungsanweisung ausgegeben: "Wer in Erwartung, dass sich die GDPdU in der Praxis nicht durchsetzen wird, die maschinelle Auswertbarkeit der Daten (§ 147 Abs. 2 Abgabenordnung) nicht sicherstellt, handelt naiv und rechtswidrig. Die Finanzverwaltung wird dies nicht hinnehmen und einer solchen Verweigerungshaltung mit angemessenen Sanktionen begegnen." Auch hier lässt der Gesetzgeber den Unternehmer allein. Der sucht vergebens nach nachvollziehbaren technischen Lösungen, die dem Gesetz Genüge leisten, sieht sich aber hohen Strafen ausgesetzt, wenn er versagt.