Noch mehr Vorschriften

Die oben genannten Vorschriften ergänzen die "Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung" (GoS) von 1978 und deren Nachfolger, die "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS, [4]) sowie die "Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU, [3]). Hier setzen die Finanzbehören bei elektronischen Abrechnungen voraus, dass der Originalzustand des übermittelten und vielleicht sogar verschlüsselten Dokuments jederzeit überprüfbar sein muss. Elektronische Rechnungen müssen durch die Übertragung der Inhalts- und Formatierungsangaben auf einem gesonderten Datenträger aufbewahrt und eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen sein.

Gibt es verschlüsselte E-Mails dauerhaft zu speichern, sind zudem folgende Punkte nachvollziehbar zu absolvieren:

• Prüfung der Signatur und Dokumentation des
  Ergebnisses,
• Aufbewahrung aller Formate, sofern Konvertierungen
  passieren,
• Aufbewahrung des Signaturprüfschlüssels und
• Protokollierung sämtlicher Verarbeitungsschritte.

Daraus ergibt sich zwangsläufig, dass jedes Unternehmen die steuerrechtlich relevanten Unterlagen geordnet aufbewahren muss. Gemäß § 147 Abs.1 AO sind dies folgende:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare,
  Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
  sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
  Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder
  Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung
  abgegebenen Zollanmeldung, sofern die Zollbehörden auf ihre
  Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage
  zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von
  Bedeutung sind.

Aber auch hier kein Wort über konkrete Software, Hardware, Algorithmen oder gar Produkte, mit denen sich diese Ziele erreichen lassen.

Alle sind betroffen

Bei der ordnungsgemäßen Archivierung von Dokumenten in Unternehmen gilt nichts anderes, als bei allen anderen gesetzlichen Verpflichtungen auch: Grundsätzlich hat die Geschäftsleitung, und zwar unabhängig von ihrer Rechtsform, dafür zu sorgen, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Ansonsten setzen sie sich im Rahmen ihrer gesellschaftsrechtlichen Verantwortlichkeit einer Haftung aus. Alle geschäftlich tätigen Steuerpflichtigen, einschließlich der Einzelunternehmen, den GbRs und Freiberuflern(!), müssen den Archivierungsvorschriften aus der Abgabenordnung Genüge leisten.

Das Gesetz spricht in den §§ 146, 147 AO von der Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen und relevanten Aufzeichnungen und richtet sich daher nicht nur an Handelsunternehmen, sondern ganz allgemein an den Steuerpflichtigen, der unternehmerisch tätig ist, in welcher Form auch immer.

Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben delegieren die Geschäftsführer oder Organe eines Unternehmens im Rahmen von organisatorischen Maßnahmen bestimmte Aufgaben gerne an Mitarbeiter oder externe Dienstleister. Intern ist es zudem häufig so, dass die Verantwortlichkeit für die Archivierung von Dokumenten der sachnächste Bearbeiter auferlegt bekommt: der IT-Administrator. Dieser kann, wie jeder Arbeitnehmer, in Fällen von grober Fahrlässigkeit auch für entstandene Schäden in die Verantwortung gelangen.