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Die rechtlichen Grundlagen in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten von Dokumenten ergeben sich aus ein paar zentralen Vorschriften aus dem Handels- und Steuerrecht: Nach §§ 238, 257 HGB besteht für Kaufleute die Verpflichtung, von so genannten Handelsbriefen eine Kopie des versandten Exemplars aufzubewahren. Unter einem Handelsbrief ist dabei jedes Schreiben zu verstehen, das der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäfts dient. Gemäß § 257 Abs.4 HGB [1] ist die Dauer der Archivierung je nach Art des Dokuments auf sechs oder zehn Jahre festgelegt.

Steuerrechtlich verpflichtet § 147 AO (Abgabenordnung, [2]) zudem dazu, neben Handels- und Geschäftsbriefen auch alle Unterlagen aufzubewahren, die für Steuerbehörden relevant sind. Hier taucht auch zum ersten Mal die von der GdPDU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, [3]) vorgesehene elektronische und rechtssichere Archivierungspflicht auf, sofern der Unternehmer die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt hat.

Zugriff!

Nach § 147 Abs.6 AO muss ein Unternehmen den Steuerbehörden zudem drei Zugriffsmöglichkeiten einräumen. Systematisiert sieht das wie folgt aus:

• Unmittelbarer Zugriff der Finanzbehörde: Hier greift der
  Prüfer unter Nutzung der unternehmenseigenen Hard- und
  Software auf die gespeicherten Daten zu und nimmt selbst
  Auswertungen vor.
• Der mittelbare Zugriff: Dabei nimmt das geprüfte
  Unternehmen Auswertungen durch interne, mit dem System vertraute
  Personen nach Vorgaben der Finanzverwaltung vor.
• Die Datenträgerüberlassung: Bei dieser Variante
  bekommt der Prüfer die gespeicherten Unterlagen und
  Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung
  gestellt, wobei die Auswertung der Daten mit dem System der
  Finanzverwaltung erfolgt (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen mittelbaren, unmittelbaren Zugriff oder Datenträgerüberlassung. (Bild: © Paul Maguire, Fotolia.com)