Artikel anlegen in Vtiger

Konsequent nach buchhaltungstechnischen Gesichtspunkten wäre, das Eingabefeld für Artikel unter »Bestand« zu vermuten. Dort befindet sich auch ein entsprechender Menüpunkt, allerdings taucht der unter »Vertrieb« und »Support« ebenfalls auf. Diesen Menüpunkt in verschiedenen Aufgabenbereichen unterzubringen ist fragwürdig: Werden Artikel im Unternehmen beliebig in den Abteilungen angelegt, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Doppelungen, was die korrekte Buchung oder Auswertung in Statistiken erschwert.

In der Musterliste unter »Bestand | Produkte« finden sich Eingabefelder für Produktcode, Kommissionsangaben, Lagermenge, Einheiten und Preis. Zu den Basisinformationen des Produkts gehören auch Produktkategorien, bereits angelegt sind die Varianten »CRM-Anwendung«, »Hardware« und »Software«.

Angenommen das Produkt sei ein Software-Abonnement. Gefordert ist dann die Angabe von Verkaufsbeginn und -ende sowie Supportbeginn und -ende. Als Lieferant fungiert der bereits angelegte Eintrag der »Krusch und Krams GmbH«. Nun hätte das Menüfeld gern eine Händlernummer - aber woher nehmen? »12345« akzeptiert das Programm als Eingabe. Die Gegenprobe auf der Lieferantenliste zeigt, dass Vtiger die soeben vergebene Nummer der Adresse nicht zuordnet, zumindest nicht erkennbar.

Bei den Produktdaten lassen sich Produktblatt und -code hinterlegen, typischerweise Vertriebsinformationen. Für den leichteren Einkauf sind noch Herstellernummer und Seriennummer speicherbar. Als Auswahlfeld präsentiert sich die Angabe zum Fibu-Konto, wobei bereits einige Vorgaben sichtbar sind.

Bei den Preisinformationen wären wieder Erklärungen wünschenswert: Zum einen fällt auf, dass an dieser Stelle wieder die Lokalisierung endet, denn statt Umsatzsteuer steht hier die Abkürzung »VAT« für die Value Added Tax (Abbildung 6). Noch stärker ins Gewicht fällt allerdings, dass es keine Möglichkeit gibt, zwischen verschiedenen Steuersätzen zu wählen. Das aktivierte Auswahlfeld arbeitet im amerikanischem Zahlenformat »4.500«, also mit einem Steuersatz von 4,5 Prozent. Zudem bietet die Maske die in Deutschland eher unüblichen Steuern »Sales« und »Service« an. Die Tester stellten an dieser Stelle »VAT« auf 19 Prozent ein, die beiden zusätzlichen Felder blieben inaktiv.

Abbildung 6: Die Felder mit den Steuersätzen wollen nicht so recht zu deutschen Verhältnisse passen.

Nachdem das »Software-Abo-Blau« erfolgreich gespeichert ist, liefert Vtiger eine Auswahl möglicher Aktionen: »Erstelle Angebot«, »Rechnung«, »Verkaufsbestellung« und »Einkaufsbestellung« sind im Angebot.

Kundennummer unbekannt

Nun zum letzten Schritt im Kurztest: Per Mausklick wechselt der Anwender direkt ins Rechnungsformular. Zu den Basis-Rechnungsinformationen, die das Formular verlangt, gehört eine Kundennummer. Bei den bisherigen Arbeitsschritten tauchte diese jedoch nicht auf, daher greift der Anwender zur Suchfunktion: Die Recherche liefert zwar die vorher eingegebenen Grunddaten, aber keine Spur einer Kundennummer.

Die Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent muss man ein zweites Mal unter »VAT« eintippen, die Eingaben vom Anlegen des Produkts werden nicht übernommen, Sales- und Service-Steuern tauchen wieder auf. Letztere gilt es, auf 0 Prozent zu setzen. Auf der Rechnung taucht der Umsatzsteuerbetrag ohne Nachkommastellen mit nur 27 Euro auf, richtig wären 27,55 Euro. Auf Anhieb ist kein Menüpunkt auszumachen, unter dem sich die Formate anpassen ließen.

Die angebotene Option, eine Gutschrift zu erstellen, erregte die Neugier der Tester. Und tatsächlich: Das System protestiert nicht, als eine Gutschrift ohne dazugehörige Rechnung erzeugt wird. Im praktischen Einsatz ein weiterer Schreckmoment für die Mitarbeiter im Rechnungswesen. Beim Speichern der Rechnung erscheint noch eine Fehlermeldung: Der Kundenname im Feld »Kommission« findet nicht die Zustimmung der Software. Erst als dieser in eine Zahl geändert ist, klappt das Speichern. Die Rechnung taucht mit der Bezeichnung »INV1« unter »Bestand« wieder auf.

Die Rechnung lässt sich als PDF exportieren und per Mausklick in einer E-Mail versenden. Auch hier fehlt die Option einer Signatur. Komfortabel, aber in Deutschland besitzt eine derartig versandte Rechnung keine Gültigkeit.