Segnungen der Lokalisierung

Nun gilt es, zwei unterschiedliche Umsatzsteuersätze in Lx-Office anzulegen. Unter »System | Steuer | Bearbeiten« zeigen sich die positiven Auswirkungen der Lokalisierung: Die in Deutschland geltenden Umsatzteuersätze von 7 und 19 Prozent sind bereits hinterlegt, für eventuelle Altbuchungen ist auch noch der alte Steuersatz von 16 Prozent vorhanden (Abbildung 2).

Abbildung 2: Das Web-basierte ERP-System Lx-Office kommt mit mehreren unterschiedlichen Steuersätzen klar und bringt die korrekten Angaben für Deutschland bereits mit.

Frische Ware

Das Menü »Stammdaten | Ware erfassen« legt neue Artikel an, per Dropdown-Menü lässt sich der passende Steuersatz wählen. Sind Warengruppen angelegt, kann der Anwender den neuen Eintrag diesen zuordnen. Als Mengeneinheiten stellt das Dropdown-Menü Varianten von Gramm über Meter bis hin zur Stückzahl zur Verfügung. Falls sich hinter dem Menüpunkt »Spracheinstellungen« eine Option verbergen sollte, ist sie nicht anwählbar. Per Auswahlfeld lässt sich der Artikel noch als »shopfähig« deklarieren, denn Lx-Office bietet Schnittstellen zu freier Shopsoftware, genauer zu OS Commerce, XT Commerce und PHPeppershop.

Die nötigen Vorarbeiten zum Erstellen der Rechnung sollten erledigt sein, bevor es an den Menüpunkt »Verkauf | Rechnung erfassen« geht (Abbildung 4). Hier zeigt sich Lx-Office komfortabel: Im Eingabefeld erscheinen sofort die Daten des Kunden. Auch die Buchung ist bereits hinterlegt. Bei den Steuersätzen bietet das System passend die Wahl zwischen »EU mit Ust-ID-Nummer«, ohne Umsatzsteuer-ID-Nummer, Inland oder außerhalb der EU. Die Rechnungsnummer kann der Anwender frei vergeben, obwohl eine automatisierte Nummernvergabe wünschenswert wäre.

Hinter den Artikelangaben folgt ein Eingabefeld für eine Seriennummer, die beispielsweise für eine Softwarelizenz nützlich ist. Alle buchhaltungstechnisch relevanten Daten fragt Lx-Office ab, inklusive Lieferdatum, ebenso lassen sich Zahlungsdaten speichern. Der Klick auf »Druckvorschau« produziert allerdings eine leere Seite und unglücklicherweise gibt es auch keinen Zurück-Link. Nur über die Back-Funktion des Browsers führt ein Weg zurück, um die Alternative »E-Mail« zu wählen. Es erscheint die hinterlegte Kunden-Mailadresse, die Rechnung lässt sich dann als PDF-Anhang versenden.

Das ist zwar komfortabel, genügt dem deutsche Finanzamt aber nicht: Der Versand mit digitaler Signatur ist gesetzlich vorgeschrieben, zusätzlich müsste der Empfänger ein digitales Archiv betreiben. Der Versand des Ausdrucks per Post dagegen wäre rechtlich einwandfrei. Grundlage hierfür ist der EU-Vertrag von 2001, dessen Vorgaben die deutsche Regierung voll ausgeschöpft hat.