Software zur Verwaltung von Verteilerlisten

Wenn es darum geht, eine eingehende E-Mail an mehrere Empfänger zu verteilen, ist die erste Idee vermutlich, einen Alias-Eintrag im verwendeten Mailsystem (MTA) einzurichten (siehe den Artikel zur LPI-Zertifizierung in dieser Ausgabe des Linux-Magazins). Schnell wünschen sich allerdings Benutzer und Administratoren auch Funktionen über das schlichte Verteilen hinaus. Eine Software für das Verwalten von Mailinglisten bietet mehr Komfort.

Der Mailserver nimmt dabei nach wie vor die eingehenden E-Mails an und stellt sie auch an die Empfänger zu. Die Mailinglisten-Software koordiniert jedoch das Verteilen und verwaltet die Nachrichten der Listenmitglieder (Subskribenten). Sie kümmert sich in der Regel um mehrere unabhängige Mailinglisten und verwaltet manchmal sogar mehrere Mail-Domains.

Um die Verwaltungssoftware zu steuern, haben sich drei Ansätze herausgebildet: Teilnehmer auf Listen haben - erstens - praktisch immer die Möglichkeit, Aufträge über besondere E-Mails zu steuern. Die fünf vorgestellten Programme unterschieden sich durchaus in der Intelligenz, mit der sie Anweisungen der Nutzer interpretieren, die diese an eine spezielle E-Mail-Adresse schicken.

Als zweite Möglichkeit bringen neuere Programme ein Webfrontend mit. Admins und Systemintegratoren freuen sich als dritte Variante über eine einfach zu bedienende Kommando-Schnittstelle. Letzteres kommt für die Teilnehmer auf den Mailinglisten nur in Ausnahmefällen in Betracht, da nicht alle den erforderlichen Shellzugriff auf das Verwaltungssystem haben.

Abonnentenservice

Abonnenten verwalten ihre Mitgliedschaften am liebsten über ein Webfrontend. Dort sehen sie auf einen Blick, in welchen Listen sie eingeschrieben sind, können sich an- und abmelden oder persönliche Einstellungen verändern. Einige Systeme bieten eine mehrsprachige Menüführung an und erlauben es sogar, über Templates die Darstellung anzupassen. Häufig ist auch eine Archiv-Funktion integriert, die das Blättern durch frühere Nachrichten sowie das Suchen über Mailinglisten-Inhalte unterstützt.

Umfangreiche Funktionen

Als zentrale Funktion wachen Mailinglisten darüber, wer versenden und wer lesen darf. Üblich ist, dass nur auf der Liste angemeldete Mailadressen für den Versand freigeschaltet sind oder ein Moderator eine Meldung freigibt, bevor sie das System verteilt. Es stellt die Nachrichten entweder direkt oder in einer beispielsweise täglichen Zusammenfassung (Digest) an die Abonnenten zu.

Möchte ein Absender von wechselnden E-Mail-Adressen aus Nachrichten versenden, muss er bei geschlossenen Listen jede Adresse registrieren. Um E-Mails dann nicht auch mehrfach zu erhalten, erlauben es Mailinglisten-Tools, Adressen als »non-delivery subscriber« zu markieren. Damit stellt das System an diese Adressen keine Nachrichten zu.

Fast alle Mailinglisten-Programme verschicken technisch gesehen eine neue E-Mail und leiten die ursprüngliche Nachricht nicht nur weiter. Dass diese eine Reply-to-Adresse haben, ist ein Zeichen dafür. Die Programme tun dies, damit Antworten auf solche Nachrichten automatisch auch wieder alle Empfänger erreichen.

Um die Zugehörigkeit von E-Mails zu einer bestimmten Liste auf den ersten Blick leicht zu erkennen, ist es außerdem üblich, den Betreff automatisch mit einem Präfix zu versehen. Footer oder spezielle Headerzeilen im Kopf der Nachricht nennen das Thema der Liste oder geben dem Empfänger Hinweise, wie er sich wieder von der Liste austrägt.