Abschreckendes Beispiel

Der Serienbriefassistent verdeutlich geradezu beispielhaft, wie der Versuch, dem Benutzer an jeder Stelle jede denkbare Programmfunktion und Wahlmöglichkeit zur Verfügung zu stellen, leicht in abschreckender Komplexität endet. Der Wizard verlangt dem Anwender acht Schritte ab, die meisten der Screens sind mit Schaltflächen und Optionen vollgepackt (Abbildung 7).

Abbildung 7: Zu viel das Guten: Der Serienbrief-Wizard in Open Office integriert zwar alle denkbaren Funktionen wie Templates für Adressenfelder und bedingten Text zum Beispiel für unterschiedliche Anreden. Mit seiner Komplexität schreckt er jedoch viele Benutzer ab.

Der erste Schritt, in dem Open Office fragt, ob das Formular auf dem geöffneten Dokument oder einem neuen, eventuell auf Basis einer Vorlage, entstehen soll, ist zwar leicht verständlich, jedoch im Grunde überflüssig. Denn wer für das Formular eine neues Dokument verwenden will, kann dies auch vor dem Start des Assistenten anlegen. Schritt drei, »Adressblock einfügen«, packt vier Arbeitsschritte in einen Screen. Der Anwender wählt zuerst die Datenquelle aus bereits angelegten Verknüpfungen zu einer Datenbank oder gibt die Adressendaten direkt in eine wegen der Vielzahl der Felder äußerst unübersichtlichen Eingabemaske (Abbildung 8) ein. Die Option »Dieses Dokument soll einen Adressblock enthalten« fügt einen vordefinierten Satz an Adressdatenfelder in das Formulardokument ein.

Abbildung 8: Erneut zu viel des Guten: Die in Writer enthaltene Dateneingabemaske ist durch ihre Größe unübersichtlich. Benutzerfreundlicher, jedoch mit viel mehr Aufwand verbunden, ist ein selbst erstelltes Eingabeformular in Base, der Datenbankanwendung der Office-Suite.

Erst nach einen Klick auf »Mehr« und im folgenden Dialog auf »Neu« sieht der Benutzer die Felder der Datenbank und kann sie einzeln in das Dokument einfügen. Der Vorteil dieses komplizierten Verfahrens ist, dass ein einmal definiertes Layout des Adressenfelds (zum Beispiel Name und Vorname in einer Zeile, darunter Straße und Hausnummer, mit einer Zeile Abstand Postleitzahl und Stadt) in Zukunft fertig vorliegt. Noch immer ist der Benutzer nicht am Ziel: Schritt drei fordert von ihm, die Feldnamen des Adressenblocks mit den eventuell anders lautetenden Feldnamen in der Datenbank zu verknüpfen.

Überfrachtet

Ähnlich komplex fallen die übrigen Schritte des Wizards aus. Screen vier gestattet das Personalisieren der Briefanrede. Hier kann der Benutzer entweder den Text eines Datenfelds ausgeben oder bedingten Text erzeugen, zum Beispiel »Sehr geehrter Herr«, wenn das Feld »Geschlecht« den Eintrag »männlich« enthält, oder »Sehr geehrte Frau«, wenn dort »weiblich« steht.

Schritt fünf positioniert den Adressblock im Dokument. Schritt sechs erlaubt probeweises Durchblättern der Datensätze, die Anwendung zeigt das Ergebnis direkt im Formulardokument. Schritt sieben erstellt die einzelnen personalisierten Seiten und unterbricht den Wizard, damit der Benutzer jeden einzelnen Brief anpassen kann. Bei Schritt acht ist er endlich am Ziel: Hier darf er den Serienbrief entweder ausdrucken, speichern oder als Mail versenden.

Der Nutzwert des Serienbriefassistenten lässt sich folgendermaßen beschreiben: Es ist gut, komplexe Arbeitsabläufe wie das Erstellen eines Serienbriefs in einem Wizard zusammenfassen. Die Funktionen, die er bietet, haben im professionellen Umfeld, in dem möglichst weit gehende Automatisierung wichtig ist, für sich genommen ihre Existenzberechtigung. Sie alle zusammen führen aber zu einer Komplexität, die durchschnittliche Anwender sicherlich überfordert.