Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen von existenzieller Bedeutung, sie bindet zudem Mitarbeiterressourcen und füllt die Aktenschränke. Erleichterung verspricht der Einsatz einer elektronischen Lösung wie der Open-Source-Software Gnucash.
Digitale Finanzbuchhaltung bietet im Vergleich zur Buchhaltung auf Papier etliche Vorteile: Eine Schlagwortsuche erleichtert das Auffinden von Geschäftsvorgängen, automatische Buchungen ersparen lästige Routinearbeiten und integriertes Onlinebanking macht den Weg zum Geldinstitut überflüssig. Dieser Artikel erläutert den Einsatz der freien Finanzsoftware Gnucash [1] im Unternehmen, zeigt Stärken und Schwächen der Anwendung auf und gibt Praxistipps.
Firmen ab einem Jahresumsatz von 260000 Euro oder ab einem Gewinn von 25000 Euro sind buchführungspflichtig, benötigten also eine doppelte Buchführung, sobald das zuständige Finanzamt eine Mitteilung über den Beginn der Buchführungspflicht erteilt hat. Auch für Kaufleute im Sinne des §1 Absatz 1 des deutschen Handelsgesetzbuchs und für Kapitalgesellschaften ist doppelte Buchführung gesetzliche Pflicht. Selbstständige und Personengesellschaften kommen dagegen mit einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung aus. Gnucash beherrscht beide Arten der Buchführung.
Das Handelsgesetzbuch fordert, die Buchführung so zu gliedern, dass sachverständige Dritte innerhalb einer angemessenen Zeit alle Geschäftsvorgänge überblicken können (§238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch und §145 Abs. 1 Abgabenordnung). Voraussetzung dafür ist eine standardkonforme Kategorisierung der Konten.
Gesetzeskonforme Kontenpläne in Unternehmen basieren auf vorgegebenen Standards. Für Industriebetriebe oder kleinere Unternehmen gibt es unterschiedliche Vorgaben wie den so genannten Industriekontenrahmen oder die Standardkontenrahmen 03 und 04. Gnucash bringt alle drei in der deutschen Lokalisierung von Haus aus mit.
Beim ersten Start der Anwendung oder beim Anlegen eines neuen Dokuments öffnet Gnucash einen Wizard, in dem der Anwender den Kontenrahmen wählt. Die mitgelieferten Kontenstrukturen (Kontenrahmen) bedürfen manueller Anpassung, da die Umsatzsteuererhöhung zum Jahreswechsel 2006/2007 in der Testversion nicht eingepflegt ist.
Die wenigsten Unternehmen können allerdings direkt mit solchen Standardvorgaben arbeiten. Meist sind Konten zu löschen oder umzubenennen. Das Ergebnis dieser Anpassungen ist der Kontenplan. Gnucash zeigt die Kontenhierarchie in einer Baumstruktur an (Abbildung 1).
Abbildung 1: Auf einen Blick: Die Kontenübersicht zeigt, wie das Kapital verteilt ist.
Bei der Einrichtung eines Kontos in Gnucash legt der Anwender einen Anfangsbetrag fest, den er dort auch später noch anpassen kann. Anwender, die bereits mit Windows-Buchhaltungssoftware gearbeitet haben, importieren die bereits existierenden Finanzdaten in dem QIF-Format, das Quicken oder Microsoft Money schreiben. Gnucash verarbeitet auch die OFX-Dateien des Open-Financial-Exchange-Protokolls.
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