Zeitmanagement für Systemadministratoren

Es gibt endlos viele Bücher über Zeitmanagement – warum also noch ein weiteres? Thomas A. Limoncelli wendet sich mit seinem Werk ausschließlich an Administratoren oder IT-Mitarbeiter mit vergleichbaren Aufgaben. Der Autor gehört seit 1988 selbst zu dieser Zunft, kennt die Probleme der Admins und spricht ihre Sprache. Auf rund 200 Seiten bereitet er das Thema speziell für diese Zielgruppe auf.

Störende Unterbrechungen

Das Buch beginnt mit einer Einführung in die Grundsätze des Zeitmanagements für Sysadmins, die es in den folgenden Kapiteln aufgegreift und vertieft. Dazu gehört der Umgang mit Unterbrechungen: Ein Kunde hat eine Frage, ein Kollege braucht Hilfe, ein weiterer Kunde hat einen speziellen Wunsch.

Der Autor zeigt dem Admin, wie er einfache, aber wirksame Schutzschilde gegen solche Störungen aufbauen kann, wie er „Geh weg“ sagt, ohne unhöflich zu sein. Eine weitere Technik lautet „Deligieren Erfassen Handeln“: Aufgaben abgeben, Aufgaben notieren, aber nicht sofort bearbeiten, und in Notfällen natürlich sofort loslegen. Dies kann der Leser sofort anwenden und wird mit einem schnellen Erfolgserlebnis belohnt.

Routinen sind das Wundermittel im täglichen Chaos des Systemadministrators. Limoncelli erzählt beispielsweise, wie er früher Backup-Bänder stets bei einem Füllstand von 99 Prozent gewechselt hat. Das war jedes Mal zu einem anderen Zeitpunkt – und oft genug zu keinem günstigen. Stattdessen macht er das nun jeden Morgen, auch wenn das Band nur zu 80 Prozent voll ist. Er spart sich komplizierte Füllstandsvoraussage-Berechnungen und kann „Du musst noch die Bänder wechseln“ aus dem Gedächtnis streichen – ganz zu schweigen von dem Ärger, falls er den Bandwechsel vergisst.

Planung und Prioritäten

Die nächsten vier Kapitel widmen sich unter den Schlagworten Terminpläne, Priorisierung, Kalenderverwaltung und Zielstellung der intelligenten Verwaltung der Aufgaben nach dem so genannten Zyklus-System. Limoncelli fordert, jeden Morgen mit einer Tagesplanung zu beginnen – das dauert höchstens zehn Minuten. Dabei errechnet er, wie viel Arbeitszeit nach Abzug aller Meetings und Pausen noch bleibt.

Dann listet er die zu erledigenden Aufgaben inklusive voraussichtlicher Bearbeitungszeit auf und versieht jeden Punkt mit einer Priorität. Bei Priorität A ist das Fälligkeitsdatum am gleichen Tag, bei B in naher Zukunft, für alles andere gibt es Priorität C. Am Ende eines Arbeitstags lassen sich alle nicht erledigten Aufgaben der Prioritäten B und C problemlos auf den nächsten Tag verschieben.

Außerdem muss jeder Sysadmin für sich herausfinden, zu welcher Tageszeit er zur Höchstform aufläuft. Diese Tageszeit sollte er für schwierige Projekte und Aufgaben nutzen und frei von Meetings halten. Limoncelli identifiziert noch weitere kritische Punkte im Zeitmanagement der Admins. Sein Ansatz zur Bewältigung der E-Mail-Flut ist teilweise radikal – doch es gibt sie wirklich, die Mails, die man getrost löschen kann.

Zum leidensfreien Dokumentieren empfiehlt der Autor ein Wiki. Im Zeitfresser-Kapitel referiert er über Müll in der To-do-Liste, unnötige Mailinglisten, manuelle, sich wiederholende Prozesse sowie über Installationen, die besser der Hersteller durchführen möge.

Obwohl der Autor aus der Unix-Welt stammt, ist das Buch erfreulicherweise weitgehend betriebssystemunabhängig. Wichtige Informationen, Tipps und Warnungen sind hervorgehoben. Dem Geek-Charakter des Admin-Lebens trägt der Autor Rechnung, indem er die Kapitel mit themenverwandten User-Friendly-Cartoons ausstattet.