In wenigen Minuten angerichtet: Datenbanken mit Open Office Base

Einen Datenbankserver installieren, konfigurieren, dann Client-Software zum Laufen bringen - das erscheint oft als viel zu hoher Aufwand für die Datenablage einer einfachen Büroanwendung. Mangels Alternative greift mancher für Brot-und-Butter-Lösungen deshalb nach wie vor auf Microsoft Access zurück. Mit Star Office beziehungsweise Open Office 2 könnte diese Notlösung jedoch bald der Vergangenheit angehören.

Mit der neuen Office-Komponente Base lassen sich Datenbanken nämlich schnell und bequem anlegen, mit Leben füllen und modifizieren. So gelingt die Datenverwaltung intuitiv und in vertretbarer Zeit auch ohne proprietäre Software. Zwei besondere Pluspunkte sind darüber hinaus zu bedenken: die nahtlose Integration in die vielfach verwendete Office-Suite sowie die Möglichkeit, neben der Base-eigenen HSQL-Engine auch auf beliebige andere Datenbankserver wie MySQL aufzusetzen.

Die Kombination aus stabilem Unterbau und intuitiver Bedienoberfläche könnte viele, bisher noch unentschlossene Nutzer dazu bewegen, auf Base-gestützte Lösungen umzusteigen oder den Einstieg ins Thema Datenbanken überhaupt erst zu wagen. Gestandene MySQL-Nutzer hingegen dürfen sich über Arbeitserleichterungen bei der Lösung von Routineaufgaben und beim raschen Ausprobieren neuer Strukturen freuen.

Neuer Küchenchef

Wie jede neue Software hat freilich auch Base ihre Ecken und Kanten, nicht alle Wünsche erfüllt bereits der erste Anlauf. Der folgende Überblick erhellt die gegenwärtigen Möglichkeiten und Grenzen der Office-Datenbank. Als Grundlage der Untersuchungen dient ein Suse-Linux-10.1-System mit einer von Novell zusammengestellten Open-Office-Variante, Version 2.0.2. Als Datenbankserver ist der in Open Suse enthaltene MySQL-Daemon in der Version 5.0.18 im Einsatz.

Kücheneinrichtung

Die Features von Open Office Base seien an einem Beispiel aus der IT-Administration demonstriert, einer Inventarisierungsanwendung: Sie soll die technischen Daten einer Anzahl PCs verwalten und zur Vorbereitung von Hardware-Entscheidungen sichten. Eine MySQL-Datenbank stellt die Strukturen bereit und nimmt die Daten auf, für die Base Editiermöglichkeiten bietet und deren Präsentation es unterstützt. An Stelle von MySQL wäre übrigens auch die eingebaute HSQLDB verwendbar. Abbildung 1 zeigt das Strukturmodell der Beispiel-Datenbank.

Abbildung 1: Modell der Beispiel-Datenbank für die Inventarisierung von PCs mit Hilfe der neuen Office-Komponente Base.

Die Grundtabellen »pc«, »hd« und »bs« enthalten die Daten der PCs, der Festplatten und der darauf installierten Betriebssysteme. »vendor« ist eine Tabelle mit Daten von Herstellern beziehungsweise Distributoren. Die Hilfstabelle »bs_on_hd« bildet die Möglichkeiten ab, sowohl ein Betriebssystem auf verschiedenen Festplatten als auch mehrere Betriebssysteme auf derselben Festplatte zu installieren. Für die Implementierung des Modells auf dem MySQL-Server benutzt Open Office sein Base-Modul.

Nachdem er auf dem Server die Datenbank »pcbase« und das Konto »pcadmin« angelegt sowie die erforderlichen Berechtigungen erteilt hat, erstellt der Benutzer eine Datenbankverbindung in Open Office über »Datei | Neu | Datenbank« oder über das K-Menü mit »Büroprogramme | Datenbank«. Im Datenbank-Assistenten von Open Office wählt er den Punkt drei, also »Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen«, und im darunter stehenden Listenfeld den Eintrag »MySQL«.

JDBC ist unter Linux die Verbindungart der Wahl, also behält der nächste Dialog (siehe Abbildung 2) die Voreinstellung bei. Ein drittes Dialogfenster nimmt schließlich den Datenbank- und den Rechnernamen entgegegen. Misslingt der Test des JDBC-Treibers, fehlen vielleicht die Pakete »java« und »mysql-connector-java« in der Linux-Installation, was sich schnell beheben lässt.

Abbildung 2: Der JDBC-Treiber stellt die Verbindung zwischen Open Office und der MySQL-Datenbank her.

Nach Eingabe von Benutzername, Passwort und einigen bestätigenden Mausklicks kann die Arbeit mit der Datenbank beginnen. Bevor der Datenbank-Assistent seine Arbeit abschließt, ist noch ein Dateiname anzugeben, unter dem er die Informationen über diesen Datenbankzugang auf dem lokalen Rechner ablegt. Diese Datei enthält später nicht die eigentlichen Tabellen - die residieren in der MySQL-Datenbank -, sondern zusätzliche Daten wie etwa Abfragen, Formulare und Berichte.