Termine planen mit Groupware

Wer im Team arbeitet, muss sich abstimmen - oft gar nicht so einfach angesichts des allgegenwärtigen Zeitdrucks. Wenn vielleicht noch ein Kunde zu immer neuen Meetings drängt, wird es zeitlich eng. Dann helfen elektronische Terminplaner, um die vielen Termine unter einen Hut zu bekommen. Dieser Artikel vergleicht die Kalender- und Terminplanungsfunktionen von fünf freien Groupware-Paketen: PHProjekt [1], PHP Collab [2], PHP Groupware [3], Open Groupware [4] und E-Groupware [5]. Gemeinsam haben alle diese Projekte, dass sie Web-basierte Oberflächen bieten und ihre Daten Server-seitig in einer Datenbank ablegen.

Groupware-Aufgaben

Üblicherweise umfassen Groupware-Pakete gemeinsame Kalender und To-do-Listen, E-Mail, Diskussionsforen, eine gemeinsame Dokumentenablage und so weiter, eben alles, was eine Gruppe bei der Zusammenarbeit unmittelbar unterstützt. Allerdings beherrscht das typische Groupware-Paket längst mehr Funktionen und ähnelt eher der sprichwörtlichen eierlegenden Wollmilchsau. Die verfügbaren Erweiterungen decken viele Bereiche ab: Kunden- und Dokumentenverwaltung, Portalerstellung, Weblogs, RSS-Feeds, Content-Management, Notizen, Bugtracking, Helpdesk und vieles mehr.

Groupware leidet also unter dem gleichen Problem wie die bekannten Office-Pakete: zu viel Funktionalität, die nur wenige nutzen bei (zu) hoher Komplexität in der Bedienung. Nähert man sich dem Thema Groupware systematisch, lassen sich drei sinnvolle Hauptaufgaben identifizieren:

• Die Kooperation innerhalb einer oder mehrerer Gruppen (zum
  Beispiel Dokumentenverwaltung, gemeinsame Arbeitsräume)
  ermöglichen.

• Die Kommunikation innerhalb einer oder mehrerer Gruppen (zum
  Beispiel E-Mail, Webkonferenzen) technisch unterstützen.

• Die zeitliche Koordination von Gruppen und ihren Mitgliedern
  erleichtern, zum Beispiel über die Abbildung von
  Workflow-Prozessen und Terminplanung - dies bildet den Schwerpunkt
  dieses Artikels.

Bei genauerer Betrachtung ist die Unterscheidung nicht ganz eindeutig. So lassen sich beispielsweise abgebildete Workflow-Prozesse auch der Kooperationsunterstützung zuweisen, weitere Beispiele sind leicht zu finden. Klar wird jedoch, dass eine gute Groupware auf die Arbeit von Teams großen Einfluss haben kann und bei richtiger Anwendung enormen Nutzen bringt.

Einarbeitung nötig?

Viele der erwähnten Funktionen haben mit den Hauptanwendungsgebieten von Groupware bestenfalls am Rande zu tun.Entsprechend dem gigantischen Funktionsumfang kann die Einführung einer Groupware eine komplexe, langwierige und vor allem teure Angelegenheit werden. Das liegt nicht unbedingt an den Anschaffungskosten - es gibt sehr gute Groupware aus dem Open-Source-Bereich kostenlos -, sondern an den Kosten für die Schulung der Mitarbeiter und dem anfänglichen Produktivitätsverlust durch die notwendige Änderung lieb gewonnener Arbeitsweisen.

Abbildung 1: Mit PHProjekt können sich die Mitspieler in die Karten sehen: Es zeigt die Kalender verschiedener Benutzer nebeneinander in einer Ansicht.

Eine gute Alternative ist es, klein anzufangen und nicht gleich den kompletten Funktionsumfang einer Groupware auf einmal einzuführen. Man beginnt mit wenigen Modulen und - wird das Programm gut angenommen - fügt nach und nach Module hinzu. So gewöhnen sich die Benutzer langsam an die Software und ihre Bedienung. Oft wird für einen solchen Einstieg ein Gruppenkalender gewählt, der nicht umsonst als Herzstück einer Groupware gilt.

Die meisten der hier verglichenen Groupware-Lösungen sind in PHP geschrieben, nur Open Groupware setzt auf Objective-C. Die verwendete Programmiersprache kann durchaus relevant sein, wenn man eventuell den bestehenden Code an spezielle Bedürfnisse anpassen will. Nähere Informationen zu allen Projekten sowie einen Überblick über ihren Funktionsumfang liefert Tabelle 1.